Assistentin (m/w/d) der Geschäftsführung zur Leitung des Backoffice mit Option auf Prokura in einem äußerst renommierten Ingenieurbüro in Berlin
Branche: Hochbau
Region: Berlin
Das Unternehmen
Für unseren Auftraggeber, ein sehr etabliertes, erfolgreiches und wachsendes Ingenieurbüro für bautechnische Gesamtplanung mit einer Mitarbeiterzahl im oberen zweistelligen Bereich in Berlin, suchen wir eine Assistentin (m/w/d) mit Option auf Prokura und Leitung des Backoffice. Ziel ist die Übernahme dieser Assistenz- und zugleich Leitungsfunktion von der aktuellen, seit langem im Unternehmen äußerst erfolgreich tätigen Prokuristin nach einer 24 bis 36 Monate dauernden intensiven Einarbeitung durch die jetzige „Amtsinhaberin“.
Das sehr gut aufgestellte, wirtschaftlich äußerst erfolgreiche und menschlich ungemein sympathische Unternehmen arbeitet für öffentliche wie private Auftraggeber gleichermaßen in den Bereichen Tragwerksplanung und -prüfung, Sachverständigentätigkeit, Bauphysik, Brandschutz, Fassadenberatung, Bauwerkssicherheit, Baudynamik, Materialforschung und Instandsetzungsplanung und erwirtschaftet so einen mittleren einstelligen Millionenumsatz. Kurz gesagt: Das Ingenieurbüro macht alles rund um den Bau – außer Bauen. Die interne Organisation ist nach fachlichen Sparten gegliedert.
An mehreren Standorten bietet das Büro deutschlandweit – mit Hauptstandort Berlin – seit Jahrzehnten seinen Auftraggebern eine entsprechend hochwertige, fachübergreifende, ganzheitliche und nachhaltige Planung, Beratung und Begutachtung insbesondere auch bei komplexen Bauvorhaben. Besonderen Wert legt das Unternehmen auf zielorientierte, praxisgerechte und nachhaltige Lösungen. Dafür steht das hoch engagierte Team aus erfahrenen Spezialisten mit ausgezeichneten ingenieurtechnischen und baufachlichen Kenntnissen in vielen Bereichen des Bauens. Die Zusammenarbeit im Büro erfolgt in einer familiären Atmosphäre mit kollegialem Führungsstil und Duzkultur.
Zu den Projekten zählen entsprechend überdurchschnittlich viele herausragende, teils denkmalgeschützte Bauwerke wie berühmte Schlösser oder Museen, Universitäten, Bibliotheken, Ministerien, Theater, Opern, Bahnhöfe oder andere Sehenswürdigkeiten. Aber auch Wohnbauten, Büro- und Gewerbegebäude, Kliniken oder Hotelbauten gehören zum Portfolio. Dabei wird ein erstklassiger technologischer und methodischer Ansatz verfolgt. So verfügt das Ingenieurbüro beispielsweise für intensive Baustoff- und Bauteiluntersuchungen über eine firmeneigene Versuchshalle mit neuesten Mess- und Diagnosegeräten.
Das sehr gut aufgestellte, wirtschaftlich äußerst erfolgreiche und menschlich ungemein sympathische Unternehmen arbeitet für öffentliche wie private Auftraggeber gleichermaßen in den Bereichen Tragwerksplanung und -prüfung, Sachverständigentätigkeit, Bauphysik, Brandschutz, Fassadenberatung, Bauwerkssicherheit, Baudynamik, Materialforschung und Instandsetzungsplanung und erwirtschaftet so einen mittleren einstelligen Millionenumsatz. Kurz gesagt: Das Ingenieurbüro macht alles rund um den Bau – außer Bauen. Die interne Organisation ist nach fachlichen Sparten gegliedert.
An mehreren Standorten bietet das Büro deutschlandweit – mit Hauptstandort Berlin – seit Jahrzehnten seinen Auftraggebern eine entsprechend hochwertige, fachübergreifende, ganzheitliche und nachhaltige Planung, Beratung und Begutachtung insbesondere auch bei komplexen Bauvorhaben. Besonderen Wert legt das Unternehmen auf zielorientierte, praxisgerechte und nachhaltige Lösungen. Dafür steht das hoch engagierte Team aus erfahrenen Spezialisten mit ausgezeichneten ingenieurtechnischen und baufachlichen Kenntnissen in vielen Bereichen des Bauens. Die Zusammenarbeit im Büro erfolgt in einer familiären Atmosphäre mit kollegialem Führungsstil und Duzkultur.
Zu den Projekten zählen entsprechend überdurchschnittlich viele herausragende, teils denkmalgeschützte Bauwerke wie berühmte Schlösser oder Museen, Universitäten, Bibliotheken, Ministerien, Theater, Opern, Bahnhöfe oder andere Sehenswürdigkeiten. Aber auch Wohnbauten, Büro- und Gewerbegebäude, Kliniken oder Hotelbauten gehören zum Portfolio. Dabei wird ein erstklassiger technologischer und methodischer Ansatz verfolgt. So verfügt das Ingenieurbüro beispielsweise für intensive Baustoff- und Bauteiluntersuchungen über eine firmeneigene Versuchshalle mit neuesten Mess- und Diagnosegeräten.
Ihre Aufgabenstellung
- „rechte Hand des Chefs“ und organisatorischer Kopf des Unternehmens direkt unterhalb der mehrköpfigen Geschäftsführung
- verantwortliche, standortübergreifende Organisation des gesamten Büros von den Prozessen, Strukturen und Abläufen über die IT bis hin zum Qualitätsmanagement
- Führung von derzeit 6 Mitarbeitern im Backoffice
- alle typischen Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung, teils delegierbar, teils höchstpersönlich
- Verantwortlichkeit für Schnittstellen im und außerhalb des Büros wie Behörden, Banken, Steuerberater, Rechtsanwälte, IT-Dienstleister, Personalmanagement oder Marketing und Werbeagentur
- Vorbereitung und Begleitung von Ausschreibungsverfahren (VGVu0002Verfahren) gemeinsam mit dem Team
- Verantwortlichkeit für die vorbereitende Finanzbuchhaltung ebenfalls mit Mitarbeitern im Team inklusive Onlinebanking und Zahlungsverkehrsmanagement
- indirekte Pflege des äußerst angenehmen Betriebsklimas als „gute Seele des Unternehmens“, damit alle sich möglichst wohl fühlen und gut arbeiten können
Ihre erforderlichen Qualifikationen
Must-have-skills
Nice-to-have-skills
- kaufmännische Ausbildung und/oder einschlägiges abgeschlossenes Studium im Bereich Bauingenieurwesen, Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsingenieurwesen oder vergleichbaren Disziplinen
- wenigstens 15 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich
- davon zumindest 10 Jahre Berufserfahrung im einschlägigen Bereich „Backoffice / Assistenz / Sekretariat / Buchhaltung“
- erste Führungserfahrung
- exzellente Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- hervorragende Kenntnisse im Bereich Microsoft Office, allgemeine Technikaffinität im Bereich Software, Digitalisierung, Ingenieurwesen
- ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis und Zahlenaffinität
- Verständnis für Abläufe in (Bau-)Ingenieurbüros bzw. Architektur- und Planungsbüros
- Souveränität auch im „kalten Wasser“, schnelle Auffassungsgabe, Blick über den Tellerrand, Organisations- und Improvisationstalent, gute Eigenorganisation, Priorisierungsfähigkeit,Stressresistenz,Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, exzellente kommunikative Fähigkeiten, einwandfreies Auftreten im Geschäftsumfeld, Serviceorientierung
Nice-to-have-skills
- einschlägige Weiterbildungen oder Zertifikate, beispielsweise als Fachkaufmann, Fachwirtin oder dergleichen
- Erfahrung mit VGV-Verfahren (Ausschreibung und Vergabe)
- Baurechtliche Kenntnisse
- Ingenieur- und verfahrenstechnische Kenntnisse
- Englischkenntnisse
- Datenbankkenntnisse
Was der Auftraggeber Ihnen bietet
- eine absolute Schlüsselfunktion und Vertrauensposition in direkter Zusammenarbeit mit vier überaus sympathischen, engagierten Geschäftsführern
- Option auf Prokura / Handlungsvollmacht
- eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit weit gefächertem Aufgabengebiet in Zusammenarbeit mit einem motivierten sechsköpfigen Team
- ein angenehmes Betriebsklima in einem familienfreundlichen Unternehmen mit flachen Hierarchien
- eine intensive und strukturierte Einarbeitung, um Sie mit den betriebsinternen Abläufen und Qualitätsstandards vertraut zu machen
- eine sichere und unbefristete Festanstellung mit flexibler Arbeitszeitregelung
- eine leistungsgerechte Vergütung
- eine auf Ihre Stärken abgestimmte Weiterqualifikation
- ein dynamisches, vielseitiges Arbeitsumfeld mit spannenden Projekten und Themen
- verschiedene Perspektiven der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
- moderne, angenehme und sehr gut ausgestattete Arbeitsumgebung
Einsatzort
nordwestliches Berlin
Ansprechpartner
Ihre Angaben