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Stellenbeschreibung

Die Universität der Künste (UdK) Berlin ist eine der führenden traditionsreichen Kunstuniversitäten weltweit und durch ihre vielfältigen Partnerschaften wichtige Akteurin des Wissenschafts-, Kunst- und Kulturstandorts Berlin. Mehr als 200 künstlerische und wissenschaftliche Professuren, rund 250 wissenschaftliche und künstlerische Beschäftigte sowie rund 300 Beschäftigte in Verwaltung, Bibliotheken, Service und Technik sind an der UdK Berlin tätig. Über 4.000 Studierende (davon 30 % internationale) haben sich in mehr als 70 Studiengängen an den vier Fakultäten Bildende Kunst, Gestaltung, Musik und Darstellende Kunst sowie dem Zentralinstitut für Weiterbildung, dem Hochschulübergreifenden Zentrum Tanz und dem Jazz-Institut Berlin immatrikuliert. Die UdK Berlin bietet Lehramtsstudiengänge in den Fächern Bildende Kunst, Musik und Theater/Darstellendes Spiel an. Als eine der wenigen künstlerischen Hochschulen Deutschlands besitzt die UdK Berlin das Promotions- und Habilitationsrecht.

Durch die vielfältigen Aktivitäten ihrer Mitglieder trägt die Institution zu einer künstlerisch wie wissenschaftlich geleiteten Dialogkultur mit der Zivilgesellschaft und der globalen Öffentlichkeit bei. Ihr gelebtes Selbstverständnis als Kunstuniversität verhandelt dabei die gesellschaftlichen, politischen, technologischen und künstlerischen Umbrüche des 21. Jahrhunderts in exzellenter Lehre und Forschung, angesiedelt zwischen den Künsten und Wissenschaften.

An der UdK Berlin ist in der Zentralen Universitätsverwaltung folgende Stelle zu besetzen:

Beschäftigter im Büro derdes Vizepräsidentinnen und derdes Präsident*in (m/w/d)

– Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen –

unbefristete Vollzeitbeschäftigung, Teilzeit ggf. möglich

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Besetzbar: nächstmöglicher Zeitpunkt                                     Kennziffer: 682/24

Aufgabengebiet:

Übernahme aller Sekretariatsaufgaben im Büro desder Vizepräsidentinnen und anteilig im Rahmen einer Vertretungsregelung im Büro desder Präsidentin, darunter:

Ÿ allgemeine Sekretariatsaufgaben vor allem Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung von Terminen)

Ÿ Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (auch digital) inkl. vertraulicher Korrespondenz (teils in englischer Sprache)

Ÿ Entgegennahme und (Weiter-)Vermittlung von Telefonaten (teils in englischer Sprache)

Ÿ Vorbereitung (inklusive Bewirtung), Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen

Ÿ Schriftgutverwaltung, inkl. Führen der Wiedervorlage und Ablage von Unterlagen

Ÿ Informationsbeschaffung, Recherche und Aufbereitung von Themen, vor allem mit Blick auf die Ressortzuständigkeit desder Vizepräsidentinnen

Ÿ Dienstreiseorganisation inkl. Abrechnung und Buchung

Ÿ Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien und Büroausstattung

Ÿ enge Zusammenarbeit mit dem Büro desder Kanzlerin; bedarfsweise Vertretungsübernahme in Abwesenheit des Sekretariats desder Kanzlerin

Anforderungen:

Ÿ abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Abschluss des Verwaltungslehrgangs I, gleichwertige abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen

Ÿ gute allgemeine Verwaltungs- und Universitätsverwaltungskenntnisse bzw. die Bereitschaft, sich umfassend einzuarbeiten

Ÿ Kenntnisse der BerlHG und vergaberechtlicher Bestimmungen sowie der Hochschulstruktur und Zuständigkeitsregelungen sind wünschenswert

Ÿ nachgewiesene Kompetenz in effizienter und flexibler Büroorganisation und Informationsbearbeitung

Ÿ souveränes, professionelles sowie ein sicheres und gewinnendes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Gästen

Ÿ engagierte und leistungsbereite Persönlichkeit, hohe Belastbarkeit und Flexibilität

Ÿ routinierter Umgang mit gängigen MS-Office-Produkten

Ÿ sehr gute Deutsch-, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ÿ gutes schriftliches Ausdrucksvermögen

Ÿ Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und Teamkompetenz

Ÿ Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, besonderes Maß an Loyalität, Diskretion

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Was wir Ihnen bieten:

Ÿ interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem universitären und künstlerischen Umfeld mit Zugang zu vielfältigen künstlerischen Veranstaltungen aller Disziplinen

Ÿ Möglichkeit der fachlichen Fort- und Weiterbildung

Ÿ zusätzliche Altersversorgung

Ÿ flexible Arbeitszeitgestaltung und mobiles Arbeiten

Ÿ Betriebliches Gesundheitsmanagement

Ÿ gute Erreichbarkeit des Arbeitsplatzes mit öffentlichen Verkehrsmitteln, für die wir ein vergünstigtes Jobticket des VBB zur Verfügung stellen

Ÿ Staff Exchange, ein EU-Mobilitätsprogramm für berufliche Bildung

Die UdK Berlin bekennt sich zu einem chancengerechten und diskriminierungsfreien Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld und wirkt auf den Abbau struktureller Barrieren hin (wie z. B. physische, sprachliche, rassistische, altersbedingte, genderspezifische, heteronormative und weitere). Sie strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an durch die Einstellung und Förderung von qualifizierten Frauen, insbesondere in Leitungspositionen und in Bereichen, in denen diese unterrepräsentiert sind, und unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Die UdK Berlin fordert qualifizierte Menschen mit Migrationsgeschichte, Schwarze Menschen und/oder People of Color ausdrücklich zur Bewerbung auf. Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie auf Ihre Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hin.

Ihre schriftliche Bewerbung richten Sie bitte mit aussagefähigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer bis zum 23. Mai 2024 auf dem Postweg an die Universität der Künste Berlin – ZSD 1 –, Postfach 12 05 44, 10595 Berlin.

Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung zusätzlich in digitaler Form (in einem PDF-Dokument zusammengefasst, max. 10 MB) an Herrn Dr. Jöran Balks, p-r1@intra.udk-berlin.de. Mit der Abgabe einer Bewerbung geben Sie Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden.

Für Auskünfte steht Ihnen Frau Sabine Hanel, p1@intra.udk-berlin.de, gern zur Verfügung.

Die Bewerbungsunterlagen können aus Kostengründen nur mit beigefügtem und ausreichend frankiertem Rückumschlag zurückgesandt werden.

Weitere Informationen unter www.udk-berlin.de/universitaet/stellenausschreibungen/