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Stellendetails zu: Sekretär // Teamassistenz (m/w/d) für Objektbetreuer
Sekretär // Teamassistenz (m/w/d) für Objektbetreuer
Kopfbereich
Arbeit
Sekretär/in
Sekretär // Teamassistenz (m/w/d) für Objektbetreuer
Weiher Hausverwaltung GmbHStellenbeschreibung
Büroorganisation:
- Entgegennahme von Anrufen
- Beantworten von E-Mails und Anfragen
- Führen von Stammordnern mit Verträgen, Protokollen, Unterlagen
- Führen der Eigentümerakten mit Schriftverkehr
- Schriftliche Erteilung von Aufträgen an Handwerkern
- Ablage von Aufträgen in die Bearbeitungsordner
- Ablage von Schriftstücken
- Anlegen und Führen von Ordnern für Projekte
- Anfrage bei Firmen/ Handwerkern nach Angeboten in Absprache mit den Objektbetreuern
- Erstellen von Aktennotizen
- Bearbeiten von Maßnahmen aus den Aktennotizen
- Versand von Post
- Erstellung von Serienbriefe
- Führen/ Aktualisiere der Adressen im Outlook
- Terminüberwachung
- Erstellen von Aushängen zur Information der Hausbewohner
- Anschreiben bei Verstöße gegen die Hausordnung
Vorbereiten/ Nachbereiten von Eigentümerversammlungen:
- Anlegen des Versammlungsordners
- Führen der Beschlusssammlung
- Prüfen des Protokolls auf Erledigungen
- Mithilfe bei dem Vorbereiten von Beschlüssen, wie Angebotseinholung
- Versand der Abrechnung und von Unterlagen zur Versammlung an die Eigentümer
- Vorbereiten der Niederschrift, Vorbereiten einer PowerPoint in Absprache Objektbetreuung
- Einlass bei Versammlungen, hier prüfen von Vollmachten, Feststellen der Vollzähligkeit
- Mitschrift der Beschlussfassung mit der Ergebnis Verkündung
- Erstellen des Protokolls nach der Versammlung in Absprache Objektbetreuer
- Versand des Protokolls an die Beiräte zur Unterschrift
- Versand des Protokolls an die Eigentümer
- Nachbereitung, Mithilfe bei der Umsetzung von Beschlüsse