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Stellenbeschreibung

Bewerbungsfrist vom 26.04.2024 bis 13.05.2024

Ihr Arbeitsumfeld
Die Bundesagentur für Arbeit betreibt zusammen mit den kommunalen Trägern bundesweit rund 300 Jobcenter. Aufgaben der Jobcenter sind vor allem die Leistungsgewährung sowie die Vermittlung in Arbeit und Ausbildung. Dabei sind die Kundinnen und Kunden häufig durch komplexe Problemlagen belastet. Ziel ist immer, die Rückkehr ins Erwerbsleben und soziale Teilhabe zu ermöglichen.

Unterstützen Sie unser Büro der Geschäftsführung bei der Erledigung vielfältiger interner administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Sicherstellung des internen Dienstbetriebes und als Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner für unsere Mitarbeitenden, sowie als Schnittstelle zu den beiden Trägern (Kommune/BA).

Ihre Aufgaben und Tätigkeiten

-- Durchführung von Aufgaben des inneren Dienstbetriebs (z.B. Sicherheit in der Dienststelle, Maßnahmen des übergreifenden Datenschutzes, Regelungen zur Geschäftsordnung)
-- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung der Dienststelle und der Mitglieder der Trägerversammlung

Schwerpunkte:
Die Stelle ist im Bereich des Vorzimmers der Geschäftsführung ansässig.

Ihre Aufgaben wäre überwiegend:-- Durchführung von Aufgaben des inneren Dienstbetriebs (z.B. Sicherheit in der Dienststelle, Maßnahmen des übergreifenden Datenschutzes, Regelungen zur Geschäftsordnung) -- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung der Dienststelle und der Mitglieder der Trägerversammlung

Schwerpunkte: Die Stelle ist im Bereich des Vorzimmers der Geschäftsführung ansässig.

Ihre Aufgaben wäre überwiegend: -- Kalender- und Terminverwaltung der Geschäftsführung -- Aushang, Abnahme und Routing in die elektronische Akte der öffentlichen Aushänge

-- Organisation Raumbelegung für Besprechungsräume

-- Verteilung der analogen Post für die Geschäftsleitung und die Bereichsleitungen

-- Verwaltung des Geschäftsführungs-Postfaches und des eigenen Organisations-Postfaches

-- Sichtung, Bewertung und Verteilung der Eingangsmails, Überwachung von Fristen, Versendung von Mails aus den Postfächern (u.a. Mitarbeiterinfos, Antworten an die Führungsunterstützungsberatung, die Regionaldirektion oder die Zentrale)

-- Weiterleitung der Weisungen und Informationen der Zentrale in die Bereiche zur Abverfügung

-- Fundbüro des Jobcenters

-- Unterstützung bei der Vorbereitung Trägerversammlung und weiteren Terminen mit in- und externen teilnehmenden Personen

-- Zuarbeiten für Termine der Geschäftsführung / Vorbereitung von Sitzungsunterlagen -- Weiterleitung von Informationen an die Beschäftigten

-- Führen der elektronischen Ablage (Sachakte)

-- Sie sind zuständig für die Durchführung von Aufgaben des inneren Dienstbetriebs (z.B. Organisation von Weiterbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen für die Beschäftigten der Dienststelle, Sicherheit in der Dienststelle, Maßnahmen des übergreifenden Datenschutzes, Regelungen zur Geschäftsordnung).

-- Sie sind verantwortlich für die Überwachung von Schnittstellen im Ausstattungsservice, bei Bauübernahmen und bei der Raumbedarfsplanung.

-- Die administrative Unterstützung der Geschäftsführung der Dienststelle und der Mitglieder der Trägerversammlung fällt ebenfalls in Ihren Zuständigkeitsbereich.

-- Dazu gehört auch der Einsatz im Vorzimmer der Geschäftsführung mit Absicherung von Servicezeiten im Wechsel mit den anderen Kolleginnen bzw. Kollegen des Büros der Geschäftsführung.

Sie bringen als Voraussetzung mit

-- eine abgeschlossene Berufsausbildung (idealerweise im kaufmännischen Bereich)

-- alternativ einen mittleren Bildungsabschluss und eine mindestens zweijährige Berufserfahrung mit Aufgabeninhalten und Anforderungen, die mit der ausgeschriebenen Tätigkeit vergleichbar sind Außerdem legen wir Wert auf

-- eine positive Grundeinstellung gegenüber allen Menschen sowie eine hohe Akzeptanz des Systems der sozialen Sicherung in der Bundesrepublik Deutschland

-- eine strukturierte, sorgfältige und gut organisierte Arbeitsweise

-- IT-Affinität bzw. Bereitschaft sich in neue IT-Anwendungen einzuarbeiten

-- Kundenorientierung und Servicebereitschaft

-- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Einfühlungsvermögen und ein freundliches Auftreten

Idealerweise bringen Sie noch mit

-- Grundkenntnisse der relevanten Rechtsgrundlagen

-- Grundkenntnisse des Ausstattungsservice und des Liegenschaftswesens

-- ein gutes Zeitmanagement und Organisationstalent

-- ein souveränes Umgehen mit Problemstellungen sowie Belastbarkeit

-- Eigeninitiative, Engagement und Verantwortungsbewusstsein

-- Kenntnisse im Umgang mit der Software SAP

Wir bieten Ihnen

-- eine Anstellung bei der Bundesagentur für Arbeit, dabei üben Sie Ihre Tätigkeit als Fachassistent/-in (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung im Jobcenter aus.

-- eine Bezahlung nach dem Tarifvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/ba-tarifvertrag), die mindestens der Tätigkeitsebene V Entwicklungsstufe 1 (derzeit rund 3.042 € brutto) entspricht.

-- je nach Vorerfahrung ggf. ein höheres Einstiegsgehalt.

-- vielfältige Weiterbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen

-- Möglichkeit der Mobilarbeit sowie attraktive Teilzeitmodelle

-- ausgewogene Work-Life Balance, vielfältige Gesundheitsangebote und 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr (der 24.12. und 31.12. sind zudem arbeitsfrei)

-- eine betriebliche Altersvorsorge sowie eine Jahressonderzahlung

-- Chancengleichheit, kulturelle Vielfalt und barrierefreie Arbeitsumgebung – bei uns zählt der Mensch. -- ABER vor allem eins: eine sinnstiftende Tätigkeit zum Wohl der Allgemeinheit!

-- Wir bieten zum nächst möglichem Zeitpunkt eine befristete Beschäftigungsmöglichkeit ohne Sachgrund nach § 14 Abs.2 TzBfG für die Dauer von 12 Monaten. Für diese Beschäftigungsmöglichkeiten können nur Bewerberinnen und Bewerber berücksichtigt werden, die bisher nicht in der Bundesagentur für Arbeit beschäftigt worden sind.

Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen mit Behinderung sind ausdrücklich erwünscht.

Auf die ausgeschriebene Stelle können sich auch an Teilzeitbeschäftigung Interessierte bewerben.

Steigen Sie ein und unterstützen Sie die BA bei der Erfüllung ihres gesellschaftlichen Auftrags! Wir freuen uns auf Sie und Ihre Bewerbung.

Bitte beachten Sie, dass für eine Bewerbung eine Registrierung in unserem Bewerbungsportal erforderlich ist. Sobald Sie sich registriert haben, erhalten Sie Zugang zu Ihren persönlichen Karriereseiten, in denen Sie Ihr Profil bearbeiten können.

Bitte laden Sie folgende Unterlagen im Portal in digitaler Form hoch:

-- Lebenslauf in tabellarischer Form

-- Ihr Abschlusszeugnis

-- für die Tätigkeit wichtige Qualifikationsnachweise

-- Arbeitszeugnisse bisheriger Tätigkeiten

Bitte beachten Sie, dass die Größe aller Anlagen auf 10 MB begrenzt ist. Idealerweise speichern Sie Ihre Unterlagen zuvor in einem PDF.

Wir möchten Sie darüber informieren, dass das Auswahlverfahren grundsätzlich 12 Wochen andauern kann. Wir bitten daher um Geduld. Sie helfen uns sehr, wenn Sie in dieser Zeit von Nachfragen zum aktuellen Stand des Verfahrens absehen. Sie erhalten zu gegebener Zeit eine Information über das Karriereportal / die Inbox zu Ihrer Bewerbung. Herzlichen Dank für Ihr Verständnis!

-- Um einen Einblick in einige Aufgabengebiete der Bundesagentur für Arbeit zu erhalten, klicken Sie bitte auf den nachfolgenden Link: https://www.whatchado.com/de/channels/stories/bundesagentur-fuer-arbeit

-- Bei Fragen melden Sie sich telefonisch unter der Rufnummer: 030 / 5555 99 8381