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Den offenen Rechnungen auf der Spur

Einem Unternehmen, das auf seinen Außenständen sitzen bleibt, droht früher oder später das Aus. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen leiden darunter, dass Rechnungen zu spät oder eventuell gar nicht bezahlt werden. Die Offenen Posten genau im Auge zu behalten, dass ist eine der Aufgaben des Debitorenbuchhalters. Eine dreijährige kaufmännische Ausbildung bereitet ideal auf diese Tätigkeit vor. Einen Teil der Arbeit machen zunächst Fakturierung und Debitorenstammdatenpflege aus. Jede geleistete Arbeit soll dem Kunden schließlich auch in Rechnung gestellt werden und dafür müssen Kundenanschrift und Ansprechpartner stimmen. Ansonsten kommt die Rechnung erst gar nicht beim Kunden an. Je größer das Unternehmen, desto mehr Zahlungseingänge sind jeden Tag aufs Neue zu überwachen und zu verbuchen. Dabei kommt es mitunter vor, dass der verbuchte Zahlungseingang von der ursprünglichen Rechnungssumme abweicht. Die Klärung dieser Zahlungsdifferenz fällt ebenfalls in seinen Aufgabenbereich. Dabei wird eng mit dem Vertrieb und der Disposition zusammengearbeitet. Schließlich wissen die am besten, welche Warenmenge an den Kunden rausging. Mit einem klärenden Anruf beim Kunden kann das Problem dann endgültig aus der Welt geschafft werden. Für Telefonate mit internationalen Kunden sind dafür auch gute Englisch-Kenntnisse vonnöten.

Forderungs- und Mahnwesen sind ebenfalls in der Hand des Debitorenbuchhalters

An zu vielen Offenen Posten kann keinem Unternehmen gelegen sein. Daher fällt das Forderungs- und Mahnwesen ebenfalls in seinen Verantwortungsbereich. Dabei muss man eventuell auch in Kauf nehmen, keine weiteren Geschäfte mehr mit einem stets säumigen Kunden zu machen und als letztes Mittel juristische Schritte gegen ihn einzuleiten, wenn alle Mahnungen ignoriert werden.
Modernste Buchhaltungssoftware unterstützt ihn bei seiner täglichen Arbeit. SAP-Kenntnisse sind ebenso wie ein geübter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen unabdingbar für diesen Beruf. Beim Monats- und Jahresabschluss unterstützt der Debitorenbuchhalter ebenfalls. Eine schnelle Auffassungsgabe und eine selbstständige Arbeitsweise zeichnen ihn ebenso aus wie eine überaus konzentrierte Arbeitsweise.