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Stellenbeschreibung

• Gewährleistung eines reibungslosen Büroablaufs – Selbstständige Übersicht über Büromaterial und kleinere IT-Geräte, Küchenausstattung
• Verwaltung des Empfangs einschließlich Begrüßung und Anmeldung von Besuchern, Kunden und Lieferanten
• Annahme eingehender Anrufe und Bestimmung der Prioritätsstufe, unter Berücksichtigung des Datenschutzes
• Organisation und Pflege von Reiseplänen und Reiserouten für Auslands- und Inlandsreisen für das Team (einschl. leitende Angestellte)
• Planung und Koordinierung von internen und externen Sitzungen
• Unterstützung beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern
• Interne Schnittstelle zu verschiedenen Abteilungen und Kommunikation (schriftlich und mündlich) mit Personen auf allen Ebenen der Organisation
• Eigenständige Erledigung regelmäßiger Tätigkeiten sowie Kommunikation bei Problemen oder Verzögerungen
• Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Kalkulationstabellen und Präsentationen, für Kundentreffen, Investorentreffen und Vorstandssitzungen
• Zusammenarbeit mit und Unterstützung von den Teamassistenzen der anderen Standorte
• Leitung und Koordinierung von Ad-hoc-Projekten nach Bedarf im Bereich Rezeption und Office-Management, z.B. Organisation von internen und externen Events