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Stellenbeschreibung

Du wolltest schon immer einen Blick hinter die Kulissen einer Rechtsanwalts- und Notariatskanzlei werfen? Hier ein kleiner Einblick, was dich erwartet:

Das Telefon klingelt; es ist ein neuer Mandant. Bis der Mandant im Büro des Anwalts sitzt, müssen noch einige Aufgaben erledigt werden. – Das sind Deine.

Noch während des Telefonats legst Du eine neue elektronische Akte mit allen wichtigen Informationen an und vereinbarst den Termin. Du bist voller Freude, denn ein neuer, spannender und individueller Fall erwartet Dich. Wenn der Mandant dann am nächsten Tag die Kanzlei betritt, händigst Du ihm zunächst den Aufnahmebogen aus und meldest ihn beim Anwalt an. Nach dem Beratungsgespräch geht die Aktenanlage bei Dir weiter. Du scannst alle mitgebrachten Unterlagen des Mandanten sowie den Aufnahmebogen und die Notizen des Anwalts ein und speicherst sie in die von Dir angelegte Akte. Damit der Anwalt schnellstmöglich diktieren kann, fügst Du die persönlichen Daten des Mandanten, sowie die der ggf. bereits bekannten weiteren Beteiligten in diesem neuen Fall in die Akte ein. Anschließend schreibst Du das inzwischen vom Anwalt erstellte Diktat und legst das ausgedruckte Schreiben dem Anwalt zur Unterschrift vor. Am Abend machst Du Deinen sogenannten Postrundgang und sammelst die unterschriebenen Schriftstücke ein, um sie einzupacken, zu frankieren und zur Post zu bringen. Bis der neue Mandant unser Schreiben empfängt, vergehen vom anfänglichen Telefonat bis dahin genau zwei Tage.

Wie Du siehst, sind Zuverlässigkeit und sorgfältiges, selbstständiges Arbeiten das A & O in unserem Beruf. Ohne Dich läuft hier nichts, denn deine Konzentrationsfähigkeit ist unschlagbar. Du bist nicht nur einfach eine Sekretärin, Du bist der kluge Kopf und ein Organisationstalent an der Seite deines Anwalts. All diese Aufgaben und die Inhalte Deiner Akte behandelst Du selbstverständlich mit höchster Diskretion.

Im weiteren Verlauf der Aktenbearbeitung kommen weitere Aufgaben auf Dich zu. Du bist unter anderem verantwortlich für:

• den Schriftverkehr mit dem Gericht und den Gegnern
• die Koordination mit den Folgeterminen
• die Kontrolle und Einhaltung von Fristen

Am Ende des Verfahrens, wenn der Mandant glücklich und zufrieden ist, darfst Du die Akte mit Erstellung der Rechnung schließen. Sollte es einmal vorkommen, dass der Mandant die Rechnung nicht bezahlt, dann bist Du verantwortlich für die weiteren Schritte:

• Mahnungen schreiben
• einen Mahn- und Vollstreckungsbescheid beantragen
• die Zwangsvollstreckung einleiten.

Du verwaltest und begleitest die Akte vom Anfang bis zum Ende.

Wenn Du Deine Ausbildung erfolgreich abgeschlossen hast, gibt es viele qualifizierte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten für Dich.