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Stellenbeschreibung

Business Director (w/m/d)
ZU BESETZEN AB: 2024/08/01
VOLLZEIT
VERANTWORTUNGSPROFIL
Gemeinsam mit dem Schulleiter vertritt der Business Director (w/m/d) als kaufmännischer Geschäftsführer (w/m/d) die gesamte Schule nach innen und außen.
Der Business Director (w/m/d) ist direkt dem School Director (CEO) unterstellt und hat die Ziele des Leitbildes der Schule auf der Grundlage der Schulsatzung und der gesetzlichen Bestimmungen für Bildungseinrichtungen im Land Brandenburg zu erfüllen.
Der Business Director (w/m/d) verpflichtet sich, das Leitbild und das Ethos der Schule sowie die wichtigsten Grundsätze der an der Schule praktizierten Erziehung zu wahren. Sie/er/xier interagiert in effizienter, freundlicher, höflicher und positiver Weise mit allen Mitgliedern der Schulgemeinschaft - insbesondere mit Schülern, Eltern und Mitarbeitern - und sieht sich selbst als integralen Bestandteil der Schulleitung.
Der Business Director (w/m/d) ist für die Leitung der folgenden Abteilungen/Arbeitsbereiche zuständig: Rechnungswesen (mit Buchhaltung, Finanzierung, Einkauf), Government Relations und Legal Compliance, Facility Management (inkl. Immobilien- und Projektmanagement), externe Lieferanten und ausgelagerte Dienstleistungen, Rezeption und Krankenstation.

IHRE AUFGABEN UMFASSEN IM WESENTLICHEN DIE FOLGENDEN HAUPTBEREICHE
Rechnungswesen (mit Buchhaltung, Finanzierung und Einkauf)

Das Rechnungswesen umfasst die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Buchführung (Haupt- und Nebenbücher) der BBIS, die Rechnungsstellung, die Überwachung des Zahlungsverkehrs, die Budgetierung/Planung, die enge Zusammenarbeit mit den Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern sowie die vorbereitenden Tätigkeiten für die Erstellung des Jahresabschlusses. Der Business Director (w/m/d) als ist außerdem für die gesamte Finanzierung, die Finanz- und Cashflow-Planung und den schulweiten Einkauf verantwortlich.

Im Einzelnen bedeutet dies:
• Sicherstellung aller rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung.
• Organisation und Durchführung einer ordnungsgemäßen Buchführung einschließlich Zahlung und Berichterstattung.
• Monatliche betriebswirtschaftliche Auswertungen einschließlich Prognosen; Erstellung und Analyse und Einhaltung des Plans.
• Erstellung einer jährlichen Finanz- und Cashflow-Planung in Absprache mit dem Bildungsdirektor und allen Schulabteilungen.
• Erstellung einer langfristigen Finanz- und Cashflow-Planung (Long Range), um die Finanzen und alle Investitionen zu planen, zu verwalten und strategisch auszurichten.
• Erstellung der Jahresabschlüsse inkl. Unterstützung der Wirtschaftsprüfer
• Organisation der Berechnung und Erhebung von Schulgeld
• Überwachung und Reduzierung der Außenstände
• Aushandeln, Abschließen und Überwachen von Verträgen und Versicherungen für die Schule.
• Vertretung der Schule bei Behörden, Banken und anderen Organisationen in Finanz- und Steuerangelegenheiten.

Facility Management (mit Immobilien)
Das Facility Management kümmert sich um die (UMFASST DIE) Wartung und Instandhaltung von Schulgebäuden und -geländen sowie um sicherheitsrelevante Versorgungssysteme.
Im Einzelnen bedeutet dies:
• Evaluierung und Weiterentwicklung des strategischen Masterplans für den gesamten Schulcampus und das Gelände auf dem Seeberg mit ca. 35 ha einschließlich der Waldflächen sowohl in städtebaulicher Hinsicht als auch in Bezug auf Schulgebäude, Technik, Versorgung, Verkehr und Betrieb der BBIS auf dem Seeberg (Schulcampus).
• Follow-up CAFM
• Technische Unterstützung und Kontrolle von externen Firmen und Hausmeistern im Haus
• Verantwortlich für die Sicherheit auf dem Campus, die Sicherheit am Arbeitsplatz und Notfallverfahren.
• Beaufsichtigung und Kontrolle des Sicherheitsdienstes / Überwachung und Kontrolle der Notfallmaßnahmen im pädagogischen Bereich
• Kontrolle der Arbeitsschutzthemen und der Arbeitsschutzbeauftragten
• Kontakt und Kontrolle der externen Firmen für Reinigung, Schulkantine und Catering, Busdienste und für alle anderen externen Firmen auf dem Campus
• Aushandeln und Abschließen eines angemessenen Versicherungsschutzes für den Schulbetrieb und das Eigentum
• Nachhalten von Versicherungen und Gebäudeversicherungen
• Vermietung und Leasing
• Vertragswesen, Abrechnung von Versorgungsleistungen, Schulverträge, Grundstücksverträge, Schlossverwaltung.
• Sicherstellung und Einhaltung aller Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen in den Gebäuden und auf dem gesamten Schulgelände.
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Instandhaltung und Renovierung
• Gewährleistung der ordnungsgemäßen Reinigung, Beheizung und Durchführung anderer Wartungsarbeiten in der Schule.
• Vertragsverhandlungen mit Catering-Unternehmen sowie Überwachung und Sicherstellung einer guten Qualität des Essens in der Schulcafeteria
• Sicherstellung und Überwachung aller erforderlichen Investitionen und Anschaffungen
• Beaufsichtigung von beauftragten Dienstleistern und externem Personal
• Organisation und Durchführung von Ausschreibungen

Immobilien (als Bestandteil des Facility Managements)
Das Immobilienmanagement umfasst die Entwicklung und Umsetzung der langfristigen strategischen Ausrichtung der Schulgebäude und des Schulcampus in Zusammenarbeit mit der Schulleitung und in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat.
Im Einzelnen bedeutet dies:
• Projektentwicklung/ Campusentwicklung/ Prozessoptimierung
• Masterplanung und Entwicklungsplanung für den Schulcampus und Bildungsstandort Seeberg, Bewertung
• Neubau und etagenweiser Umbau von denkmalgeschützten Gebäuden und Anlagen, Management und Bauherrenvertretung bei Großrenovierungen LP 1-9, Flächenmanagement, Kleinprojekte
• Budgeterstellung, Controlling, Projektkoordination mit der pädagogischen Abteilung, Planungsbüros, Behörden und der Gemeinde Kleinmachnow
• Ausrichtung der Gesamtentwicklung der BBIS auf einen "Green Campus" mit technologisch innovativen Konzepten, insbesondere im