Zur Unterstützung unseres stark wachsenden Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit:
Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Ihre Vorteile
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Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive
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Ein attraktives Gehalt
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Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodells
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Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
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Kontinuierliche Fortbildungsmaßnahmen
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JobRad, vergünstigte Sport-/Event- und Freizeitangebote
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Vergünstigungen für Mensa, Cafeteria und Apotheke
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Unternehmensevents wie Weihnachtsfeier, Sommerfest und Abteilungstreffen
Ihre Aufgaben
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Unterstützung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben
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Terminkoordination mit Bereitstellung relevanter Unterlagen
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Entwicklung zur zentralen Schnittstelle des Backoffice-Teams, Aufnahme und Weiterentwicklung der bestehenden Prozesse
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Eigenverantwortliche Digitalisierung des Office Managements, Koordination der Einführung neuer Software in Arbeitsgruppen
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Souveräne und professionelle Kommunikation als Ansprechperson für Kunden, Behörden, Geschäftspartner und das interne Team
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Vertragsverwaltung und -management, akkurate Dokumentation und Überwachung von Fristen
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Professionelle Verwaltung und Bearbeitung von E-Mail-Postfächern, Telefonaten und Post
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Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
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Buchung von Geschäftsreisen und Abrechnung der Reisekosten
Ihr Profil
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Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Hintergrund
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Relevante Erfahrungen im Assistenz-Bereich oder Office-Management
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Ausgeprägtes Organisationstalent und Leidenschaft für das Management aus zweiter Reihe
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Überzeugende Kommunikationsfähigkeit, Sie agieren souverän in einem anspruchsvollen Umfeld und vermitteln klar und verständlich
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Eigenverantwortung und Eigeninitiative: Sie packen gerne an und übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben
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Durchsetzungsstärke und schnelle Auffassungsgabe: Sie behalten auch in hektischen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten
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Hohe Diskretion und Teamfähigkeit
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Sehr gute Kenntnisse in MS Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
Menschen mit Behinderungen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt.
Der Arbeitsbereich ist für die Besetzung mit Teilzeitkräften grundsätzlich geeignet.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf Sie kennenzulernen!
Ihre Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Job-ID 5018, des möglichen Eintrittstermins und Ihres Gehaltswunsches per E-Mail an: karriere@medfacilities.de
Kontakt
Maren Münzberg
+49 221 478-96413
medfacilities GmbH
Gleueler Straße 66
50931 Köln
Job-ID: 5018
Bewerbungsfrist: keine Frist
medfacilities kurz und knapp
Als Tochterunternehmen der Uniklinik Köln beschäftigen wir rund 100 Mitarbeitende. In Bauherrenvertretung entwickeln, planen und bauen wir seit 20 Jahren technisch anspruchsvolle Immobilien für Gesundheitsversorgung, Forschung und Lehre am Standort der Uniklinik Köln. Nachhaltiges Bauen, zukunftsweisende Konzepte und Energieeffizienz der Sonderimmobilie stehen dabei im Mittelpunkt. Wir arbeiten in interdisziplinären Teams projektorientiert im innovativen und dynamischen Umfeld der Universitätsmedizin.