Zur Unterstützung unseres stark wachsenden Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit:

Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Ihre Vorteile

  • Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive

  • Ein attraktives Gehalt

  • Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeit­modells

  • Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge 

  • Kontinuierliche Fortbildungsmaßnahmen

  • JobRad, vergünstigte  Sport-/Event- und Freizeitangebote

  • Vergünstigungen für Mensa, Cafeteria und Apotheke

  • Unternehmensevents wie Weihnachtsfeier, Sommerfest und Abteilungstreffen

Ihre Aufgaben

  • Unterstützung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben 

  • Terminkoordination mit Bereitstellung relevanter Unterlagen

  • Entwicklung zur zentralen Schnittstelle des Backoffice-Teams, Aufnahme und Weiterentwicklung der bestehenden Prozesse 

  • Eigenverantwortliche Digitalisierung des Office Managements, Koordination der Einführung neuer Software in Arbeitsgruppen

  • Souveräne und professionelle Kommunikation als Ansprechperson für Kunden, Behörden, Geschäftspartner und das interne Team

  • Vertragsverwaltung und -management, akkurate Dokumentation und Überwachung von Fristen

  • Professionelle Verwaltung und Bearbeitung von E-Mail-Postfächern, Telefonaten und Post 

  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen

  • Buchung von Geschäftsreisen und Abrechnung der Reisekosten

Ihr Profil

  • Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Hintergrund

  • Relevante Erfahrungen im Assistenz-Bereich oder Office-Management

  • Ausgeprägtes Organisationstalent und Leidenschaft für das Management aus zweiter Reihe

  • Überzeugende Kommunikationsfähigkeit, Sie agieren souverän in einem anspruchsvollen Umfeld und vermitteln klar und verständlich

  • Eigenverantwortung und Eigeninitiative: Sie packen gerne an und übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben

  • Durchsetzungsstärke und schnelle Auffassungsgabe: Sie behalten auch in hektischen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten

  • Hohe Diskretion und Teamfähigkeit

  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Menschen mit Behinderungen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt.

Der Arbeitsbereich ist für die Besetzung mit Teilzeitkräften grundsätzlich geeignet.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf Sie kennenzulernen! 

Ihre Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Job-ID 5018, des möglichen Eintrittstermins und Ihres Gehaltswunsches per E-Mail an: karriere@medfacilities.de

Kontakt

Maren Münzberg

+49 221 478-96413

medfacilities GmbH

Gleueler Straße 66

50931 Köln

Job-ID: 5018

Bewerbungsfrist: keine Frist

medfacilities kurz und knapp

Als Tochterunternehmen der Uniklinik Köln beschäftigen wir rund 100 Mitarbeitende. In Bauherrenvertretung entwickeln, planen und bauen wir seit 20 Jahren technisch anspruchsvolle Immobilien für Gesundheitsversorgung, Forschung und Lehre am Standort der Uniklinik Köln. Nachhaltiges Bauen, zukunftsweisende Konzepte und Energieeffizienz der Sonderimmobilie stehen dabei im Mittelpunkt. Wir arbeiten in interdisziplinären Teams projektorientiert im innovativen und dynamischen Umfeld der Universitätsmedizin.