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Stellenbeschreibung

Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit (RIFS) werden Entwicklungspfade für die globale Transformation zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt. Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced Sustainability Studies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter dem neuen Namen angebunden an das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches Geoforschungszentrum GFZ und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.

Für das am RIFS angesiedelte Deutsch-Französische Zukunftswerk ist die folgende Stelle zu besetzen:

Fremdsprachenassistent:in (w_m_d) Deutsch-Französisches Zukunftswerk

Kennziffer 9155

Das Zukunftswerk beruht auf Artikel 22 des 2019 von Emmanuel Macron und Angela Merkel unterschriebenen Aachener Vertrags. Seine Aufgabe ist es, Wege in eine nachhaltige Zukunft aufzuzeigen und die Transformationsfähigkeit beider Länder zu stärken. Dafür forscht das Zukunftswerk, gestaltet einen Austausch zwischen Städten und Gemeinden beider Länder und entwickelt Handlungsempfehlungen an deren Regierungen.

Gesucht wird ein:e Fremdsprachenassistent:in, der:die sich in einem mehrsprachigen Umfeld zurechtfindet und eine selbstständige und strukturierte Herangehensweise mitbringt. Der:Die erfolgreiche Bewerber:in bearbeitet für ein Team von 22 Kolleg:innen alle Personalangelegenheiten inkl. Dienstreisen und ist für diese Arbeitsbereiche auch Kontaktperson gegenüber der Zentralverwaltung des GFZ. Er:Sie unterstützt darüber hinaus das Büro- und Teammanagement.

Ihr Aufgabengebiet:

Personalangelegenheiten

• administrative und organisatorische Unterstützung bei Personalangelegenheiten, z.B. Antragstellung für Vertragsveränderungen, Vorlagen für Personalentwicklungsgespräche, Recherche, Planung und Organisation von Fortbildungen
• Koordinierung und operative Unterstützung von Einstellungen, z.B. Erstellung von Stellenausschreibungen, Organisation/Dokumentation des Auswahlprozesses
• administratives Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
• Unterstützung bei Arbeitszeiterfassungen
• Ansprechpartner:in für externe und interne Regelungen, Kontaktperson der Zentralverwaltung des GFZ

Dienstreisen

• Planung/Bearbeitung/Buchung und Abrechnung von Dienstreisen; Reisen Dritter in Frankreich und Deutschland
• Ansprechpartner:in für externe und interne Regelungen, Kontaktperson der GFZ-Reisekostenstelle

Büro- und Teammanagement

• Bearbeitung der Post und Hauspost zwischen den Standorten
• Aktenführung und -ablage
• Korrespondenz, Erstellung und Verarbeitung von Texten/Berichten in Französisch, Deutsch, Englisch
• Erstellen von zweisprachigen Vorlagen und Protokollen
• Unterstützung der Teamkommunikation und ihrer digitalen Tools
• Unterstützung beim Büromanagement
• Unterstützung bei Organisation und Durchführung von mehrsprachigen Veranstaltungen

Ihr Qualifikationsprofil:

• abgeschlossene Berufsausbildung zur:zum Kauffrau:mann für Büromanagement oder zur:zum Fremdsprachensekretär:in oder ein vergleichbarer formaler Berufsausbildungsabschluss
• ein abgeschlossenes Hochschulstudium ist möglich, aber kein Muss
• gutes Zeitmanagement, lösungsorientiertes Denken und Handeln, strukturiertes Vorgehen
• Kenntnisse in Software wie MS-Office, Bereitschaft zum Erlernen weiterer Software wie SAP, Buchungssysteme
• Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes und von Verwaltungsabläufen des öffentlichen Dienstes
• sehr gute Deutschkenntnisse
• nachgewiesene Französischkenntnisse Niveau C1, Englischkenntnisse Niveau B2