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Stellenbeschreibung

Aufgabenfelder je nach Qualifikation:

• Abwicklung des täglichen Office-Managements, z.B. Bestellungen, Postbearbeitung, allg. Büroorganisation, Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings, Betreuung von Gästen, Onboarding und Einweisung neuer Mitarbeiter/innen

• Bearbeitung und vorbereitende Tätigkeiten der Finanzbuchhaltung: Verantwortung für die Objekt- und Mietenbuchhaltung sowie der betrieblichen Buchhaltung

• Bearbeitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Abwicklung des Zahlungsverkehrs

• Laufende Kontenabstimmung und Klärung/Überwachung offener Posten sowie des Mahnwesens

• Erstellung von monatlichen bzw. quartalsweisen Reportings

• Mitwirkung an der Erstellung von Monats- /Quartals- und Jahresabschlüssen

• Zuarbeit für Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer im Rahmen von Abschlussarbeiten

• Sekretariats- und Organisationsaufgaben, wie z. B. Telefon und nationale Korrespondenz, Termin- und Reisemanagement, Reisekostenabrechnung sowie gelegentlich Unterstützung der Projektarbeit (z.B. kleinere Recherchen, Korrekturlesen von Präsentationen)

• Rechnungserstellung

• Prüfung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen

• Eigenverantwortliche Betreuung der im Eigentum befindlichen Immobilien

• Kommunikation mit Mietern sowie Versorgungs- und Dienstleistungsfirmen

• Vorbereitung und Beauftragung von Reparaturen

• Wahrnehmung von Vor-Ort-Terminen an den Objekten

• Sachbearbeitung von Versicherungsschäden

• Verbuchung der monatlichen Mieten-Sollstellung sowie der Miet- und Kautionseingänge