Junior Office Assistant / Front Desk

Über HOOKIPA: 

HOOKIPA Pharma Inc. (NASDAQ: HOOK) ist ein börsennotiertes biopharmazeutisches Unternehmen im klinischen Stadium, das eine neue Klasse von Immuntherapeutika entwickelt, die auf Infektionskrankheiten und Krebserkrankungen ausgerichtet sind und die auf seiner proprietären Arenavirus-Plattform basieren, welche dazu bestimmt ist, das Immunsystem des Körpers neu zu programmieren. 

Zusammenfassung der vakanten Position: 

Nach einer ausführlichen Einschulungsphase sind Sie erste Anlaufstelle für Besucher:innen und Mitarbeiter:innen. Sie nehmen Telefonate entgegen, empfangen Gäste und erledigen diverse Büroarbeiten und Reisebuchungen. Diese Position erfordert organisatorisches Geschick, die Fähigkeit zum Vorausdenken und Planen sowie eine hohe Serviceorientierung. 

Ihre Hauptaufgaben: 

• Allgemeine Rezeptionstätigkeiten wie Telefon, Empfang und Betreuung von Gästen 
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Versandbeauftragungen 
• Annehmen von Paketen 
• Reservierung und Vorbereitung von hausinternen Konferenzräumen 
• Bestellung von Catering für interne Meetings 
• Reiseorganisation international und Reisekostenabrechnungen 
• Bearbeitung der allgemeinen Email-Inbox 
• Bestellung von Büromaterial und anderen Verbrauchsmaterialien 
• Kontrolle der Kreditkartenabrechnung, Handkassa 
• Weitere allgemeine Administrationstätigkeiten nach Bedarf 

Ihre Qualifikationen & Kompetenzen: 

• Freundliches und zuvorkommendes Auftreten 
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung 
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 
• 1 Jahr Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld 
• Verlässlichkeit & Verantwortungsbewusstsein 
• Teamorientierter, genauer und strukturierter Arbeitsstil 
• Organisationsstärke und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen 
• Multitaskingfähig – Sie können mühelos mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen 
• Hands-on mentality 
• Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere Microsoft Outlook, Excel, Word, SharePoint 
• Gültige Arbeitserlaubnis 

Was wir Ihnen bieten: 

• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalem Unternehmen 
• Wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, positives und offenes Miteinander, angenehme Arbeitsatmosphäre 
• Starkes und motiviertes Team, das sich durch ein sehr kollegiales Miteinander auszeichnet 
• Arbeiten in einem multinationalen und multikulturellen Umfeld 
• Moderne Infrastruktur 
• Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung 
• Gute öffentliche Erreichbarkeit (S-Bahn S7, 71, 18, U3) 
• Benefits wie Essenszuschuss, Kostenübernahme des Wiener Linien Job-Tickets, Mitarbeiter-Incentive-Programm, Firmenfeiern
• Gleitzeit im Rahmen der Öffnungszeiten der Rezeption und in Absprache mit den KollegInnen
• Nach Einschulungsphase zwei Tage Home-Office pro Monat möglich

Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen sind wir verpflichtet, ein Mindestgehalt bekannt zu geben, das bei dieser Position bei EUR 2.569 brutto pro Monat auf Basis Vollzeit – 40h/Woche - liegt, wobei eine Überzahlung abhängig von beruflicher Qualifikation und Erfahrung möglich ist.  

Startdatum: ehestmöglich 

Kontakt: 

Falls wir Ihr Interesse an dieser interessanten und abwechslungsreichen Position geweckt haben und Sie ein Teil unseres Teams werden wollen, schicken Sie bitte Ihre ausführlichen Bewerbungsunterlagen bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen.

Für weitere Informationen über HOOKIPA besuchen Sie bitte unsere Website: www.hookipapharma.com