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Stellenbeschreibung

In unserem Technischen Büro Stuttgart bearbeiten wir innovative Bauprojekte im Hoch- und Tiefbau. Als Teamassistent:in im Fachbereich Hochbau verantworten Sie folgende Aufgaben:

• Teamassistenz für rund 60 technische Angestellte und Führungskräfte (Gruppen- und Bereichsleitung)
• Professionelles Office Management mit allen dabei anfallenden Assistenzaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation (Terminorganisation, Datenbankpflege, etc.)
• Kompetente Durchführung der internen und externen Korrespondenz und Kommunikation in Outlook sowie mit MS Word, OneNote und Teams
• Kaufmännische Tätigkeiten: Zusammenstellung von Kostenstellenberichten, Umbuchungen, Ermittlung von PlanzahlenUnterstützung beim Projektcontrolling und bei der Rechnungsstellung, Auswertung von Kostenstellen, Veranlassung von Umbuchungen, Koordination eingehender Rechnungen sowie Unterstützung der Führungskräfte bei der kaufmännischen Jahresplanung
• Organisation und kaufmännische Abwicklung von Geschäftsreisen im In- und Ausland
• Erstellung und Auswertung von Excel-Dateien
• Vorbereitung und Erstellung von PowerPoint-Präsentationen
• Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen
• Aufbereitung von Informationen aller Art einschließlich Internet-Recherche

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder eine Assistenzausbildung
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem technischen Umfeld
• IT-Affinität, ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Teams) und idealerweise IBM AS4U-Kenntnisse; Lernbereitschaft und Flexibilität in Bezug auf neue IT-Anwendungen
• Kommunikationsstärke, soziale Kompetenz und ein gewandtes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Flexibilität, Organisationstalent, Genauigkeit und Zuverlässigkeit sowie gute Umgangsformen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamgeist sowie eine selbstständige, engagierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise runden Ihr Profil ab