Personal & Team Assistent - Weapon Systems (d/m/w)

Wir sind seit Jahrzehnten ein etablierter Partner der internationalen Luft- und Raumfahrtindustrie. Gleichzeitig sind wir auch in vielen anderen Bereichen führender High-Tech-Unternehmen, auch im Bereich Verteidgung, aktiv.

Unsere langfristige Unternehmensstrategie ist gleichermaßen auf die Zufriedenheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und unserer Kunden ausgerichtet. Wir würden uns daher freuen, Sie zukünftig in unserem hochqualifizierten Team bei HESYS begrüßen zu dürfen.

Für einen Projekteinsatz bei unserem bekannten, internationalen Kunden AIRBUS in Manching suchen wir Sie als Personal & Team Assistent/in im Bereich Weapon Systems.

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AUFGABEN

• Fristgerechte und effiziente Unterstützung eines Vice Presidents, eines Senior Managers und von Teams
• Kalenderpflege (Terminanfragen, Terminkonflikte, Terminverschiebungen) sowie die Bearbeitung des Postein- und ausgangs
• Ansprechstelle für alle administrativen Tätigkeiten
• Dokumentenbearbeitung und -archivierung
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen (z.B. Besprechungen, Sitzungen, Workshops)
• Erstellung und Aktualisierung von Protokollen
• Organisation von Dienstreisen (Planung, Buchung, Reisekostenabrechnung) sowie Kontrolle der Reisekosten der Abteilung
• Organisation von Besprechungen (Raumbuchungen, Cateringbestellungen, Bewirtungsnachweise für Kantine, Tischreservierung Kantine) sowie Durchführung des Besuchskontrollverfahrens der einzelnen Projekte
• Verwaltung des Büromaterialbedarfs sowie Betreuung des IT-Bedarfs der Mitarbeiter (Hard- und Softwarebestellungen, Accountverlängerungen, Accountentsperrungen, Profiländerungen)
• Betreuung von Newcomern (Beantragung Benutzeraccount, Bestellung Hardware und Telefon, Beantragung Telefonaccount, Bestellung Bürostuhl)
• Bearbeitung von Umzugsanfragen der Mitarbeiter Erstellung von verschiedenen Anfragen über Facility Management (Entsorgungsanforderung, Kleinauftrag, Sonderreinigung, Störmeldung, Planungsanfrage, Möbelanfrage)
• Erstellen von Einkaufswägen für Bestellungen in mySupply
• Unterstützung der Mitarbeiter bei Auslagenerstattungen
• Kontrolle und Pflege des Zeitmanagements der Mitarbeiter (Stempelzeiten, Urlaub- und Gleitzeiteinträge, Mehrarbeit, Dienstreisezeiten, LAKO-Anträge, Sonderurlaubsanträgen für die Mitarbeiter, Kontrolle und Durchführung der Stundenbuchungen der Mitarbeiter in SAP (Kontierungen, Genehmigungen, Auskunft über Buchungsnummern)
• Erstellung von Auswertungen und Übersichten in Excel (Übersicht Gleitzeit- und Urlaubsstände, Mitarbeiterliste, Urlaubsplanung)
• Verwaltung der Zugriffsrechte für das Abteilungslaufwerk (FAM-Tool) sowie Betreuung der Confluence-Seite der Abteilung P
• rüfung und Aktualisierung der Ersthelfer und Brandschutz- und Evakuierungshelfer
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache

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QUALIFIKATIONEN

• Berufsausbildung: Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder kaufmännische Ausbildung mind. Berufsausbildung
• Berufserfahrung: Assistenz, Airbus-Erfahrung wünschenswert
• IT: MS-Office, SAP, solide Kenntnisse in SharePoint und Jira/Confluence erforderlich
• Sprachkenntnisse: Deutsch mind. verhandlungssicher, Englisch mind. verhandlungssicher

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english:

We have been an established partner of the international aerospace industry for decades. At the same time, we are also active in many other areas of leading high-tech companies, including defense.

Our long-term corporate strategy is aimed equally at the satisfaction of our employees and our customers. We would therefore be pleased to welcome you to our highly qualified team at HESYS in the future.

For a project assignment with our well-known, international customer AIRBUS in Manching, we are looking for you as a Personnel & Team Assistant in the Weapon Systems area.

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TASKS

• Provide timely and efficient support to a Vice President, Senior Manager and teams
• Calendar maintenance (appointment requests, appointment conflicts, appointment postponements) as well as processing incoming and outgoing mail
• Contact point for all administrative activities
• Document processing and archiving
• Preparation, organization and follow-up of events (e.g. meetings, meetings, workshops)
• Creation and updating of protocols
• Organization of business trips (planning, booking, travel expense accounting) and control of the department's travel expenses
• Organization of meetings (room bookings, catering orders, catering receipts for the canteen, table reservations for the canteen) as well as carrying out the visit control procedure for the individual projects
• Management of office supplies and support of employees' IT needs (hardware and software orders, account extensions, account unlocks, profile changes)
• Support for newcomers (application for user account, ordering hardware and telephone, application for telephone account, ordering office chair)
• Processing of employee relocation requests Creation of various requests via facility management (disposal request, small order, special cleaning, fault report, planning request, furniture request)
• Creating shopping carts for orders in mySupply
• Supporting employees with reimbursement of expenses
• Control and maintenance of employee time management (stamp times, vacation and flextime entries, overtime, business travel times, LAKO applications, special leave requests for employees, control and execution of employee hourly bookings in SAP (account assignments, approvals, information about booking numbers)
• Creation of evaluations and overviews in Excel (overview of flextime and vacation status, employee list, vacation planning)
• Management of access rights for the department drive (FAM tool) and maintenance of the Confluence page for Department P
• Examination and updating of first responders and fire protection and evacuation assistants
• Creation and preparation of presentation documents in German and English

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QUALIFICATIONS

• Vocational training: Business clerk for office communications or commercial training at least vocational training
• Professional experience: Assistance, Airbus experience desirable
• IT: MS Office, SAP, solid knowledge of SharePoint and Jira/Confluence required
• Language skills: German at least business fluent, English at least business fluent