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Stellenbeschreibung

Die Gemeinde Muldestausee sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet bis zum 30.06.2024, für den Amtsbereich Zentrale Dienste für den Aufgabenbereich „Eingangszone/Poststelle/Beschaffung“

1 SachbearbeiterIn (m/w/d).

Aufgabengebiete:

1. Eingangszone / Poststelle / Telefonzentrale
   1.1 Eingangszone

• Koordinierung des Bürgerverkehrs
• Terminvergabe
  1.2 Poststelle
• Postbearbeitung
   Bearbeitung, Sortierung und Verteilung der Eingangspost (Papierpost, elektronische Post, Pakete) nach Geschäftsverteilungsplan
   Führen des Posteingangsbuches
   Frankierung und versandfertige Aufbereitung der Ausgangspost für die Postdienstleister, Portooptimierung
• Begleitung der Einrichtung einer digitalen Poststelle
• Digitalisierung der Posteingänge unter Beachtung der Ablagestruktur nach Einführung eines Dokumentenmanagementsystem
  (elektronische Schriftgutverwaltung)
• Beschaffung von Postwertzeichen der verschiedenen Versandunternehmen und von Versandformularen
• Vervielfältigung und Verteilung von Unterlagen
• Botengänge, Kurierfahrten
  1.3 Telefonzentrale
• Entgegennahme von Telefonaten sowie Auskunftserteilung bzw. Weitervermittlung an zuständige Fachämter

2. Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial

• Organisation und Verwaltung von Büromaterial
• Einholen von Angeboten
• Auftragserteilung
• Kontrolle Wareneingang
• Büromaterialausgabe

3. Organisation Dienstfahrzeug

• Überwachung Terminvergabe Nutzung Dienstfahrzeug
• Schlüsselausgabe

4. Organisation Dienstgebäude

• Beflaggung des Dienstgebäudes lt. rechtlicher Vorgaben

Anforderungen:

• mindestens abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare Abschlüsse
• mehrjährige Berufserfahrung im Aufgabengebiet wäre wünschenswert
• selbständige, zielorientierte, strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Umsetzungsfähigkeit
• gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit und Anwendung der EDV
• stilsicherer Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie hohe Kommunikationsstärke und Überzeugungskraft
• Belastbarkeit, Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und Fähigkeit zur Teamarbeit
• Führerschein Klasse B

Als Arbeitgeber bieten wir:

• eine befristete Teilzeitbeschäftigung mit je 20 Wochenstunden im wechselnden Schichtsystem
• Vergütung erfolgt nach dem TVöD in der Entgeltgruppe 5 unter Berücksichtigung der bisherigen beruflichen Erfahrungen
• flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelungen unter Berücksichtigung unserer Öffnungszeiten

Besondere Hinweise
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher fachlicher Eignung besonders berücksichtigt.

Eine Änderung der Aufgabenzuweisung bleibt vorbehalten.

Bewerbungsverfahren
Sollte Ihr Interesse geweckt worden sein, senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (mindestens: Bewerbungsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Abschlusszeugnis/se) bitte schnellstmöglich an:

Gemeinde Muldestausee
Stichwort: „Bewerbung EGZ/Poststelle/Beschaffungen“
Neuwerk 3
06774 Muldestausee

Für weitere Auskünfte zu dieser Stellenausschreibung steht Ihnen die Personalabteilung, Frau Wust, Tel.-Nr.: 03493 92995-13 zur Verfügung.