Sekretariat/Assistenz (all genders) für den Bereich Gynäkologie

Als Assistenz der Klinikdirektorin sind Sie erste Ansprechperson und Teil eines dreiköpfigen Sekretariatsteams, das mit viel Herz und Begeisterung als Schnittstelle zwischen den Abteilungen der Gynäkologie agiert und sich im ständigen Austausch mit der Klinikdirektion, den Ärzt:innen, der Pflege und den Patient:innen befindet.

Ihre Aufgaben:

• Mitwirkung bei der Koordination der Termine und Aufgaben der Klinikdirektorin
• Koordination des Sekretariats der Klinik
• Überwachung und Koordination des Schriftverkehrs (Bearbeitung des Posteingangs, Wiedervorlagen, Ablage) sowie aktive Mitwirkung am Email-Verkehr der Klinikdirektorin in deutscher und englischer Sprache (teils in Eigenverantwortung)
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen und Kongressen
• Unterstützung der Klinikdirektorin bei Literatur- und Internetrecherchen, Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint, Datenpflege und –erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung
• Etatmäßige Drittmittelüberwachung
• Archivverwaltung
• Koordinierung von Beschaffungsangelegenheiten
• Erstellung von Schreibarbeiten nach Diktat in deutscher und englischer Sprache (z. B. Arztbriefe, Stellungnahmen, Gutachten, Vortragsmanuskripte und Veröffentlichungen)
• Organisation von Fortbildungsveranstaltungen
• Unterstützung der Klinikdirektorin in der Organisation und Koordination von Forschungsprojekten
• Entgegennahme und Weiterleitung persönlicher, telefonischer und schriftlicher Anfragen rund um unsere Patient:innen sowie Terminvereinbarungen
• Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung (keine Abrechnung oder entsprechende Tätigkeiten im Rahmen der Privatliquidation)
• Vertretung der Kolleg:innen im Sekretariat

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsangestellten, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Exzellente EDV-Kenntnisse (MS Office)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Wünschenswert: Kenntnisse der medizinische Systeme (SAP / MyMedis / Soarian) sowie Kenntnisse der med. Nomenklatur
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, strukturierte Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein, ausgeprägtes Organisationsgeschick, Flexibilität

• Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
• 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
• Zentrale Lage: Unsere Klinik liegt zentral am schönen Eppendorfer Park
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
• Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie für Bildung und Karriere)
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause: Zusätzlich zu unserer Kantine gibt es nur wenige Schritte entfernt noch eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten, beispielsweise die „Health Kitchen“ Cafés und Bistros, sowie weitere Imbisse, Bäcker, einen Supermarkt etc.

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

> Hier mehr zum Thema „Diversity im UKE“ erfahren.