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Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) der Vizepräsidentin der Freien Universität Berlin
Berlin
Aktualität: 22.04.2024
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22.04.2024, Freie Universität Berlin
Berlin
Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) der Vizepräsidentin der Freien Universität Berlin
Zu den Aufgaben gehört die Unterstützung der Ersten Vizepräsidentin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, insbesondere:
Schriftliche und telefonische Kommunikation in deutscher, englischer und einer weiteren romanischen Sprache, Anfertigung einfacher Übersetzungen
Bearbeitung der eingehenden E-Mails und Post
Terminmanagement
Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungsunterlagen
Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
Durchführung von themenbezogenen Recherchen und Datenauswertungen
Veranstaltungsmanagement
Personalangelegenheiten (u. a. Urlaubs- und Krankmeldungen)
Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten sowie entsprechende nachgewiesene Sprachkenntnisse.
(Berufs-)Erfahrung:
Drei Jahre Berufserfahrung, davon zwei Jahre in einer vergleichbaren Position.
Das wünschen wir uns von Ihnen:
Erfahrung im Büromanagement
Gute Kenntnisse universitärer Strukturen oder Verwaltungsprozesse im öffentlichen Dienst
Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise
Sehr gutes Ausdrucksvermögen
Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
Hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
Teamfähigkeit
Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache und bevorzugt in einer romanischen Sprache in Wort und Schrift
Fundierte Kenntnisse und Freude am Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z. B. Webex)
Berufsfeld
Standorte