Sekretär:in Junior (all genders) für den Bereich Hebammenwissenschaften

Für die Hebammenwissenschaft ist eine Stelle „Sekretariat Junior“ in Teilzeit (50% = 19,25 Std./Woche) zu besetzen. In dieser Position unterstützen Sie die Studiengangsleitung für den Studiengang der Hebammenwissenschaften in verschiedenen Bereichen.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Verwaltungsaufgabe: Mitwirkung bei der Koordination der Aufgaben der Leitung und der zugeordneten Bereiche, z.B. Weiterleitung sämtlicher Anfragen (postalisch, per E-Mail und telefonisch), Gäste-/Besucher:innenbetreuung, Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlage, Ablage, Terminkoordination, - planung und –überwachung, Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutsche und ggf. englischer Sprache, Unterlagen und Präsentationen nach Vorlage erstellen, Unterstützung bei Personalangelegenheiten (z.B. Ausfüllen von Personalanträgen), Weiterleitung und Überwachung von Anträgen der Mitarbeiter:innen (z.B. Dienstreisen, IT, Vorteilsnahme), Beschaffungsangelegenheiten (z.B. allgemein Büromaterialien, Verbrauchsmaterialien für Prüfungen, IT-Beschaffungen, Invest-Anträge), Archivverwaltung
• Erweiterete Verwaltungstätigkeit: Vorbereitung von Sitzungen und Protokollführung, IT-Angelegeneheiten wie Koordination der E-Mails, Literatur- und Internetrecherche, Datenpflege und – erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung, Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressesn und Dienstreisen, (etatmäßige Drittmittelüberwachung), Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung, Organisation gerichtlicher Gutachteraufträge, Organisation und Mitwirkung bei der Abwicklung von Prüfungen, Organisation und Betreuung des Einsatzes von u.a. Hospitant:innen, Abwesenheitsvertretung eines:r Beschäftigten mit mind der Entgeltgruppe 8 im administrativen Bereich
• Unterstützung des Studiengangsleitung Hebammenwissenschaften bei administrativen Tätigkeiten

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, zum/zur Medizinische:r Fachangestellte:r, zum/zur Kauffrau:mann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen 
• Büroorganisationskenntnisse
• EDV-Organisationskenntnisse, ggf. Englischkentnisse, medizinische Nomenklaturkenntnisse
• MS Office Kenntnisse
• Personalrechtskentnisse, Personalwesen-Kenntnisse
• Kenntnisse in CS wünschenswert
• UKE-Strukturkenntnisse
• Verwaltungsprozesskenntnisse, Abrechnungskenntnisse, Drittmittelverfahrenskenntnisse
• Durchsetzungsvermögen, Flexibilität, Koordinations- und Organisationsgeschick

• Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
• 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
• Zentrale Lage: Unsere Klinik liegt zentral am schönen Eppendorfer Park
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
• Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie für Bildung und Karriere)
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause: Zusätzlich zu unserer Kantine gibt es nur wenige Schritte entfernt noch eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten, beispielsweise die „Health Kitchen“ Cafés und Bistros, sowie weitere Imbisse, Bäcker, einen Supermarkt etc.

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

> Hier mehr zum Thema „Diversity im UKE“ erfahren.