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Stellenbeschreibung

Büroorganisation:

• Entgegennahme von Anrufen
• Beantworten von E-Mails und Anfragen
• Führen von Stammordnern mit Verträgen, Protokollen, Unterlagen
• Führen der Eigentümerakten mit Schriftverkehr
• Schriftliche Erteilung von Aufträgen an Handwerkern
• Ablage von Aufträgen in die Bearbeitungsordner
• Ablage von Schriftstücken
• Anlegen und Führen von Ordnern für Projekte
• Anfrage bei Firmen/ Handwerkern nach Angeboten in Absprache mit den Objektbetreuern
• Erstellen von Aktennotizen
• Bearbeiten von Maßnahmen aus den Aktennotizen
• Versand von Post
• Erstellung von Serienbriefe
• Führen/ Aktualisiere der Adressen im Outlook
• Terminüberwachung
• Erstellen von Aushängen zur Information der Hausbewohner
• Anschreiben bei Verstöße gegen die Hausordnung

Vorbereiten/ Nachbereiten von Eigentümerversammlungen:

• Anlegen des Versammlungsordners
• Führen der Beschlusssammlung
• Prüfen des Protokolls auf Erledigungen
• Mithilfe bei dem Vorbereiten von Beschlüssen, wie Angebotseinholung
• Versand der Abrechnung und von Unterlagen zur Versammlung an die Eigentümer
• Vorbereiten der Niederschrift, Vorbereiten einer PowerPoint in Absprache Objektbetreuung
• Einlass bei Versammlungen, hier prüfen von Vollmachten, Feststellen der Vollzähligkeit
• Mitschrift der Beschlussfassung mit der Ergebnis Verkündung
• Erstellen des Protokolls nach der Versammlung in Absprache Objektbetreuer
• Versand des Protokolls an die Beiräte zur Unterschrift
• Versand des Protokolls an die Eigentümer
• Nachbereitung, Mithilfe bei der Umsetzung von Beschlüsse