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Stellenbeschreibung

Im Bundespräsidialamt ist

in der Stabsstelle 03 „Reden und Texte“ kurzfristig der Dienstposten

einer Teamassistenz (m/w/d)

zu besetzen.

Das Bundespräsidialamt ist eine oberste Bundesbehörde, die den Bundespräsidenten bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben unterstützt. Seine öffentlichen Äußerungen sind das wichtigste Instrument für das öffentliche Wirken als Bundespräsident und Staatsoberhaupt. Die
Stabsstelle 03 bereitet in enger Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen des Bundespräsidialamtes die Reden und Grußworte des Bundespräsidenten vor. Im Prozess der Redenerstellung übernehmen Sie als Teamassistenz eine zentrale Funktion. Es erwarten Sie Aufgaben, die abwechslungsreich sind und Spielraum für Initiative und Eigenverantwortlichkeit bieten.

Wir möchten Sie als Teamassistenz im Bundespräsidialamt gewinnen und halten. Hierfür bieten wir ein attraktives Angebot an Maßnahmen der Personalentwicklung. Dies schließt die Möglichkeit ein, sich nach einiger Zeit im Bundespräsidialamt auf eine höher bewertete Stelle oder Verbeamtung zu bewerben.

Als Teamassistenz in der Stabstelle 03 erwarten Sie insbesondere folgende Aufgaben:

Geschäftszimmermanagement

Sie sind die Kommunikationsschnittstelle Ihrer Arbeitseinheit und damit erste Ansprechperson für die Kolleginnen und Kollegen des Amtes und externe Gesprächspartner. Sie verfügen über den Überblick der gesamten (Post-)Eingänge und des Funktionspostfachs der Stabstelle, verwalten den Kalender, koordinieren Termine, versenden Einladungen und betreuen Gäste. Daneben erledigen Sie anfallenden Schriftverkehr und übernehmen Recherchen zu vorgegebenen Themen.

Redenmanagement

Sie führen zusammen mit der Leitung der Stabsstelle kontinuierlich den Redenplan des Bundespräsidenten und aktualisieren ihn, überwachen Fristen, organisieren Redebesprechungen und bereiten diese nach. Außerdem übernehmen Sie die Endanfertigung von Reden und Redekarten, Redemitschnitten und dem Gesprochenen Wort. Sie beauftragen zudem Übersetzungen der Texte.

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung, jeweils möglichst mit Berufserfahrung als Vorzimmerkraft oder als Teamassistenz:

• Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r,

• Justizfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r,

• Fachangestellte/r oder Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement (oder etwaige Vorläuferberufe)

• oder Facharbeiter/in für Schreibtechnik

• oder abgeschlossener Angestelltenlehrgang I

• oder eine den genannten Ausbildungsabschlüssen entsprechende, mehrjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung in Sekretariat, Registratur oder Bürosachbearbeitung

• oder mehrjährige Berufserfahrung als Führungskräfte-Assistenz

• hohe Einsatzbereitschaft, unbedingte Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit

• gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit

• gute Kenntnisse der Microsoft-Office Produkte

• Englischkenntnisse sind von Vorteil

• Flexibilität, auch im Hinblick auf die Verteilung der täglichen Arbeitszeit

Was bieten wir:

• Eingruppierung in Entgeltgruppe 6 TVöD mit einer Zulage für die Tätigkeit bei einer obersten Bundesbehörde in Höhe von 220 Euro

•  tarifvertragliche Leistungen wie Leistungsbezahlung und Jahressonderzahlung

• VBL-Rente, vermögenswirksame Leistungen und Zuschuss zum Jobticket

• abwechslungsreiche Aufgaben in einem kollegialen Umfeld in einer Behörde mit flachen Hierarchien und Raum für Eigeninitiative

• flexible Arbeitszeiten, familienfreundliche Arbeitsbedingungen und die grundsätzliche Möglichkeit zum Homeoffice

• umfangreiche Fort- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Der Dienstort ist Berlin.

Das Bundespräsidialamt unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und wurde entsprechend zertifiziert.

Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich, sofern eine volle Dienstpostenbesetzung sichergestellt ist. Der Prozess der Redenerstellung kann es erforderlich machen, die tägliche Arbeitszeit – bei entsprechend späterem Arbeitsbeginn – erst in den späteren Nachmittagsstunden enden zu lassen.

Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden schwerbehinderte Menschen nach Maßgabe des § 2 des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt.

Nähere Auskünfte erteilen Ihnen gerne Frau Hennig (Tel.: 030-2000-2315) oder Herr Timm
(-2319).

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich bitte bis einschließlich 29.05.2024**** über das im Internet unter http://www.service.bund.de/ eingestellte Online-Bewerbungssystem unter der Kennziffer BPrA-2024-009.

Der Link zum Online-Bewerbungssystem lautet:

https://bewerbung.dienstleistungszentrum.de/frontend/BPrA-2024-009/index.html

Passwort und Account erhalten Sie von dort unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse.

Sie werden von dort gebeten, zunächst (nur) den Bewerbungsbogen vollständig auszufüllen. Erst in einem zweiten Schritt, über den Sie eine gesonderte Unterrichtung erhalten, müssten Sie dann weitere Bewerbungsunterlagen als PDF-Dateien (insgesamt maximal 20 MB) in das Bewerbungssystem hochladen.

Für technische Fragen zu dem Online-Bewerbungssystem stehen Ihnen die Mitarbeiter/innen vom Servicezentrum Personalgewinnung unter der Rufnummer 022899 358 - 87500 gerne zur Verfügung.