Die Anwaltskanzlei als Ausbilder Teil 1: Rechtsanwaltsfachangestellte – selbst ausgebildet eine hochkarätige Assistenz!

Von Carmen Wolf

Die Suche nach guten und insbesondere gut ausgebildeten Rechtsanwaltsfachangestellten gestaltet sich mehr als schwierig. Die fehlende Attraktivität des Berufsbildes – mangelnde Wertschätzung und schlechte Verdienstmöglichkeit (weil man ja vermeintlich nichts kann) – macht es nicht einfacher. Für Kanzleiinhaber:innen ist es weitaus erfolgversprechender, die Berufsausbildung in die eigene Hand zu nehmen, sich sein Personal selbst „heranzuziehen“ und dabei insbesondere auch die Spezialkenntnisse der eigenen Kanzlei zu vermitteln. Wenngleich Ausbildung erst einmal viel Zeit kostet: Während der Ausbildung gut geleitete und begleitete Mitarbeiter:innen sind in der Lage, einen hohen Anteil an (Routine-)Arbeiten abzufangen – und das bereits während der Ausbildung –, was der Anwältin bzw. dem Anwalt (zeitliche) Freiräume gibt, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Für Mandanten hochwertige Rechtsberatung leisten und Umsatz generieren.

Wer darf ausbilden?

Sie sind als Anwältin oder Anwalt zugelassen? Kein Problem: Denn mit der Anwaltszulassung ist man berufs- und arbeitspädagogisch zum Ausbilden geeignet, sofern die Kanzlei gewährleistet (notfalls auch mithilfe einer anderen Ausbildungsstätte), dass die Mindestinhalte nach der Ausbildungsverordnung vermittelt werden können. Die Rechtsanwältin oder der Rechtsanwalt selbst ist damit für die Planung und Organisation der gesamten Ausbildung und deren Überwachung zuständig, während das Fachpersonal – soweit vorhanden – die Vermittlung der einzelnen Fähigkeiten und Kenntnisse am Arbeitsplatz übernimmt.

Wie ist auszubilden?

Machen Sie es richtig: Leider beschränkt sich die Ausbildertätigkeit in vielen Kanzleien – was oft auch der Alltagshektik geschuldet ist – darauf, die Ausbildungsnachweise zu unterzeichnen. Der oder die Auszubildende arbeitet in der täglichen Praxis „irgendwie mit“ und lernt oft nur das, was – je nach Ausrichtung der Kanzlei – zum Tagesgeschäft gehört. Dabei hat die Ausbilderin oder der Ausbilder, also die Rechtsanwältin bzw. der Rechtsanwalt, die verantwortungsvolle Aufgabe, die Ausbildung zu planen und zu organisieren, und zwar mittels eines eigens erstellten individuellen Ausbildungsplans. Nach § 3 Abs. 1 der ReNoPatAusbV sind Gegenstand der Berufsausbildung mindestens die im Ausbildungsrahmenplan genannten Fertigkeiten und Kenntnisse. Es gibt also einen vorgegebenen Plan, der die Grundlage der Berufsausbildung bildet. Dieser wird dann von der ausbildenden Rechtsanwältin oder vom ausbildenden Rechtsanwalt um die zusätzlich vom Betrieb gewünschten (Spezial-)Inhalte ergänzt und an den oder die entsprechende:n Auszubildende:n individuell – und insbesondere auch an die Ausbildungsdauer – angepasst.

Was ist zu vermitteln?

Die Ausbildung hat grundsätzlich „funktionsbezogen“ zu erfolgen. Die Auszubildenden sind in die Abläufe so einzubeziehen, dass sie die berufliche Handlungsfähigkeit erlernen. Die „berufliche Handlungsfähigkeit“ besteht allerdings nicht nur aus den nach (angepasstem) Ausbildungsrahmenplan zu vermittelnden Fachkompetenzen wie insbesondere,

Berufliche Handlungsfähigkeit zu vermitteln, bedeutet darüber hinaus auch, die Auszubildenden insoweit weiter zu entwickeln, dass sie in der Lage sind, selbstständig zu denken, zu handeln und Verantwortung zu übernehmen. Das umfasst die Vermittlung von Schlüsselkompetenzen wie

Merke:

Berufliche Handlungsfähigkeit hat nur derjenige, der die Schlüsselqualifikation und die notwendige Fachkompetenz besitzt.

Was ist, wenn (fachliche) Fähigkeiten nicht vermittelt werden können?

In der Ausbildung zum/zur Rechtsanwaltsfachangestellten müssen Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt werden, die nicht (in der Tiefe) im Jurastudium thematisiert werden, sodass es passieren kann, dass Anwältinnen und Anwälte an ihre Grenzen stoßen. Neben der Möglichkeit, die Ausbildung im Verbund mit einer anderen Rechtsanwaltskanzlei durchzuführen, kann auch gezielt auf externe Dienstleister zurückgegriffen werden: So bieten zum Beispiel Seminaranbieter oder auch eLearning-Module für Mitarbeiter:innen und Einsteiger:innen (z. B. beim DAI, dem Deutschen Anwaltsinstitut), Englischkurse und Übungen zum Umgang mit den gängigen Office-Programmen (z. B. bei der VHS) eine große Unterstützung.

Was ist zu investieren?

Neben einer angemessenen Ausbildungsvergütung (die sich sehr schnell wieder reinholen lässt): Zeit – erst einmal viel Zeit! Da sich der oder die Auszubildende nicht selbst ausbilden kann (und sollte), muss die Rechtsanwältin bzw. der Rechtsanwalt „das Zepter in der Hand halten“. Das bedeutet, sich ausreichend Zeit zu nehmen und sich mit dem Ausbildungsrahmenplan zu beschäftigen. Die Ausbildung muss sinnvoll und individuell organisiert werden. Dass man sich letztlich bei der Umsetzung der Ausbildungshinhalte seines Fachpersonals bedienen kann und sollte, ist selbstverständlich – aber die Anwältin bzw. der Anwalt gibt die Themen und die Zeitfolge vor! Und dabei darf es nicht bleiben: Die Einhaltung des Plans, die entsprechende Umsetzung und auch der Erfolg sind zu überwachen, nicht zuletzt, um das Erreichen des Ausbildungsziels nicht zu gefährden. Hierzu gehören neben der Kontrolle des zu führenden Berichtsheftes – das im Übrigen während der Arbeitszeit vom Auszubildenden anzufertigen ist – insbesondere regelmäßige Feedback-Gespräche und auch Auskünfte über den jeweiligen Ausbildungsstand des insoweit beauftragten Fachpersonals.

Wie ist der/dem Auszubildenden die eigene Position darzustellen?

Gerade in Zeiten, in denen in Anwaltskanzleien das Personal knapp wird, wird auch die „ältere Generation“ zum Umdenken gezwungen: Die oder der Rechtsanwaltsfachangestellte ist eben nicht nur eine „billige Schreibkraft“, sondern – gut ausgebildet – für die Praxis unentbehrlich. Sie bzw. er hat eine wichtige Funktion im Unternehmen und ist Zuarbeiter für die Anwältin oder den Anwalt, „Organisator des Tagesablaufs“ und Bindeglied zum Mandanten. Wenn ich insoweit meinen Chef zitieren darf, der schon immer eine hohe Wertschätzung für sein Team gelebt hat:

„Was nützen mir all meine fachlichen Fähigkeiten und Kenntnisse, wenn ich selbst nicht in der Lage bin, diese – wie auch immer geartet – zum Mandanten zu bringen oder meine Zeit mit büroorganisatorischen Aufgaben oder ‚C-Mandaten‘ verbringen muss, die nicht nur gut, sondern besser vom Fachpersonal erledigt werden können?“

Zeigen Sie Wertschätzung und trauen Sie – zunächst angeleitet, später selbstständig – Ihren Auszubildenden etwas zu!

Wo ist der/die Auszubildende räumlich zu positionieren?

Der oder die Auszubildende gehört ins Team und sollte sofort in dieses integriert und als Teammitglied ernst genommen und wertgeschätzt werden. Hierzu gehört insbesondere auch ein gutes und angenehmes Umfeld. Der Arbeitsplatz sollte von der Ausstattung her mit den Arbeitsplätzen der Fachangestellten mithalten können. Räumlich muss der oder die Auszubildende die Möglichkeit haben, am alltäglichen Kanzleigeschehen teilzunehmen, sich aber auch – zum Lernen – zurückziehen zu können.

Was ist bei der „Führung“ der/des Auszubildenden zu berücksichtigen?

Führung ist ein sensibles Thema und oft auch eine Gratwanderung. Zu viel Kritik demotiviert, autoritärer Führungsstil bringt Angst, einfach „machen lassen“ bringt keine Ergebnisse. Mit dem kooperativen Führungsstil erfährt der oder die Auszubildende Erfolg im Team. Dabei sollte insbesondere auf die richtigen Ausbildungsmethoden zurückgegriffen werden: Ausbilderzentrierte Maßnahmen, also Maßnahmen, bei denen (nur) die oder der Ausbildende aktiv ist, wie z. B. ein Kurzvortrag oder eine Präsentationen, sollten nur da angewendet werden, wo es wirklich notwendig ist.

Denn ausbilderzentrierte Methoden lassen als Folge letztlich nur eine Reproduktion zu, während auszubildendenzentrierte Methoden dazu führen, dass der bzw. die Auszubildende selber aktiv ist (z. B. die modifizierte Vier-Stufen-Methode, Lernauftrag, Projektmethode usw.). Das führt dazu, dass selbstständiges Fragen und Erforschen begünstigt werden und der bzw. die Auszubildende in die Lage versetzt wird, Gelerntes auf unbekannte Sachverhalte anzuwenden (Transfer). Die richtigen Methoden fördern die Motivation, indem Nutzen und Sinneszusammenhänge aufgezeigt, Ideen zugelassen, Freiräume gegeben und damit Begeisterung an der Sache und auch Fehler (als Lernquelle) zugelassen werden. Kritik ist dabei konstruktiv und sachbezogen vorzutragen.

Neugierde und Spaß an der Arbeit wecken

Machen Sie den oder die Auszubildende neugierig, indem Sie anregen, selbst Lösungen zu finden: Damit zeigen Sie, dass Sie Ihrer oder Ihrem Auszubildenden etwas zutrauen und schaffen eine Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten. Bestes Beispiel dafür ist ein Forderungsmandat, das von Beginn an mit Eingang der Rechnung über das anwaltliche Mahnschreiben, den Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid, gegebenenfalls auch mit der Anspruchsbegründung nach Widerspruch und der Zwangsvollstreckung fast vollständig selbstständig bearbeitet werden kann. Sie können z. B. damit beginnen, Ihre:n Auszubildenden prüfen zu lassen, was es mit Verzug und Fälligkeit auf sich hat, indem Sie sie oder ihn bitten, zunächst Internetrecherchen anzustellen, um dann – wenn eine Fährte gefunden wurde – dieses Fachwissen im Gesetzestext und im Kommentar zu vertiefen. So wecken Sie Neugierde und auch Spaß an der Arbeit – durch eingetretenen Erfolg! Denn eines sollte man sich immer bewusst sein: Nur wer den Hintergrund versteht, versteht auch die Handlung oder die Aktion.