Die Berufsbezeichnung Personal Assistant (m/w/d) umfasst eine Vielzahl an Tätigkeitsfeldern in diversen Branchen und Unternehmen. Diese Zusammenfassung bietet einen umfassenden Überblick über die wesentlichen Anforderungen, Aufgaben und Benefits auf Grundlage aktueller Stellenanzeigen aus verschiedenen Regionen und Bereichen. Von organisatorischen Aufgaben bis hin zur Unterstützung der Geschäftsleitung deckt der Beruf eine breite Palette an Verantwortlichkeiten ab, die gemeinsam zu einem reibungslosen Ablauf in Unternehmen beitragen.

Typische Anforderungen

Der Beruf des Personal Assistant (m/w/d) erfordert ein breit gefächertes Kompetenzprofil. Die folgenden Fähigkeiten und Qualifikationen stechen in den Anzeigen hervor:

Ausbildung und Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in einer Assistenzposition (zumeist mehrjährig)
- Kenntnisse in Office-Management, Projektmanagement oder Personalorganisation
Sprachkenntnisse
- Häufig gefordert: Fließend Deutsch und Englisch, weitere Sprachen von Vorteil
Technische Fähigkeiten
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams)
- Erfahrungen in Content-Management-Systemen oder Datenbankpflege erwünscht
Persönliche Eigenschaften
- Organisationstalent, Flexibilität und Serviceorientierung
- Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
- Kommunikations- und Netzwerkfähigkeit
- Belastbarkeit in stressigen Situationen

Bandbreite der Aufgabenbereiche

Zu den geforderten Aufgaben eines Personal Assistant (m/w/d) gehören:

Administrative Unterstützung
- Termin- und Reisemanagement
- Kalendermanagement und Protokollführung
- Erstellung von Berichten, Präsentationen und Kommunikationsmitteln
Organisationsaufgaben
- Planung und Durchführung von Events, Meetings und Workshops
- Verwaltung von Büromaterialien, Kosten- und Budgetkontrolle
Internationale Kommunikation
- Korrespondenz mit internen und externen Partnern auf deutscher und englischer Sprache
- Übersetzungen und Unterstützung bei interkulturellen Projekten
Spezialaufgaben
- Unterstützung der Geschäftsführung bei privaten Angelegenheiten
- Mitarbeit bei personalbezogenen Aufgaben wie Bewerbungsprozessen und Onboarding

Von Arbeitgebern gewährte Benefits

Personal Assistants profitieren von zahlreichen Vorteilen, die in den Stellenanzeigen als Motivation hervorgehoben werden:

Wettbewerbsfähige Gehälter und Zusatzleistungen
Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice-Optionen
Karriereförderung durch Weiterbildungsangebote
Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsmanagement
Firmeninterna wie kostenlose Verpflegung, Firmentickets oder Housing-Optionen
Internationale Karrieremöglichkeiten in dynamischen Unternehmen

Arbeitsorte

In verschiedenen Städten und Regionen wie Berlin, München, Wien, Hamburg und Madrid suchen Unternehmen nach Personal Assistants (m/w/d). Die Arbeitsorte reichen von Großstädten bis hin zu internationalen Metropolen, häufig in Standorten, die Flexibilität und anspruchsvolle Aufgaben verlangen.

Gehaltsinformationen

Je nach Erfahrung und Region variiert das Gehalt. Beispiele beinhalten:

Bruttogehalt von bis zu 70.000 €/Jahr (Wien)
Tariforientierte Vergütung nach TVöD (Öffentlicher Dienst)
Gehaltserhöhung mit wachsender Seniorität oder zusätzliche Boni

Bewerbungstipps

Individuelles Anschreiben:

Formulieren Sie ein maßgeschneidertes Anschreiben. Beispiel: „Als versierter Personal Assistant mit umfassender Erfahrung im Kalendermanagement und der Organisation von Geschäftsreisen möchte ich Ihr Unternehmen effektiv unterstützen.“*

Lebenslauf optimieren:

Heben Sie Ihre berufliche Praxis hervor, wie Kalenderadministration, Reiseplanung, Protokollführung oder Projektkoordination.

Hervorhebung von Soft Skills:

Zeigen Sie Beispiele für ausgeprägte Soft Skills, etwa:

Souveräner Umgang mit stressigen Zeitplänen
Verlässlichkeit und Diskretion in Vertrauensstellungen

Gehaltsverhandlungsstrategien

Marktrecherche: Informieren Sie sich über Gehälter für Personal Assistants auf Portalen wie gehalt.de.
Klare Argumente: Belegen Sie Ihren Mehrwert durch spezifische Erfahrungen wie Organisationstalent, Mehrsprachigkeit oder technisches Know-how.
Zusatzleistungen berücksichtigen: Fragen Sie auch nach Benefits wie Mobilitätsoptionen, Weiterbildungen oder flexiblen Arbeitszeiten.
Regionale Unterschiede beachten: Nutzen Sie dafür den Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit.
Flexibilität zeigen: Argumentieren Sie für ein Gesamtpaket anstelle eines fixen Gehalts.

Dieser Überblick zeigt, dass die Rolle eines Personal Assistant (m/w/d) vielfältige Chancen bietet, sei es in der Unterstützung hochrangiger Geschäftsleute, in der Organisation des Tagesgeschäfts oder in internationalen Kontexten. Bewerber:innen mit einer durchdachten Bewerbung und klarem Verständnis für die Anforderungen haben exzellente Chancen, in diesem Berufsfeld erfolgreich zu sein.

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Stellenangebote und Jobs Personal Assistant – hält der ihm vorgesetzten Führungskraft den Rücken frei

Jobs für den Personal Assistant sind vor allem in der Leitungsebene größerer Unternehmen angesiedelt

Die Hauptaufgabe für einen Personal Assistant liegt darin, der ihm vorgesetzten Führungskraft den Rücken im Tagesgeschäft freizuhalten. Dabei fungiert der Personal Assistant als rechte Hand und Assistenz der Führungskraft. Da diese Position in der Regel in der oberen Leitungsebene eines Unternehmens angesiedelt ist, ist sie vor allem bei Hochschulabsolventen außerordentlich beliebt. Doch auch die Unternehmen legen großen Wert darauf, dass ihr Führungspersonal der bestmögliche Personal Assistant zur Seite gestellt wird, der seinem Vorgesetzten im Tagesgeschäft den Rücken stärkt. Aus diesem Grund werden Unternehmen quer durch alle Branchen bei Bedarf auf dem Stellenmarkt tätig, um auf den geläufigen Jobbörsen im Internet Stellenangebote für Jobs als Personal Assistant zu schalten. Dabei wird in der Regel in Stellenanzeigen für Jobs als Personal Assistant ein erfolgreich abgeschlossenes Studium beziehungsweise eine gleichwertige Ausbildung sowie ausreichend Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion vorausgesetzt. Es liegt auf der Hand, dass sich der Personal Assistant bestens mit der Branche auskennen muss, in der sein Unternehmen tätig ist. Zudem muss er sich im Rahmen seiner Tätigkeit mit den neuesten Trends und Entwicklungen der Branche sowie dem aktuellen Marktgeschehen beschäftigen.

Darüber hinaus besticht ein Personal Assistant mit einem hohen Maß an Eigeninitiative sowie einer selbstständigen und ergebnisorientierten Arbeitsweise. Organisationstalent sowie die Gabe, sehr gut in mehreren Sprachen kommunizieren zu können, runden sein Profil ab. Schließlich repräsentiert er das Unternehmen und die ihm vorgesetzte Leitungskraft auch nach außen.

Damit der Personal Assistant und die ihm zugeteilte Führungskraft jeden Tag aufs Neue eng und vor allem vertrauensvoll zusammenarbeiten können, muss die Chemie zwischen ihnen stimmen. Ohne Verantwortungsbewusstsein und bedingungslose Loyalität zu seinem Vorgesetzten ist die Position als Personal Assistant nicht zu bekleiden. Die Aufgabenpalette des Personal Assistant ist überaus breit gefächert. Zum einen fällt das Führen und das Verwalten des Terminkalenders seines Vorgesetzten zu seinen täglichen Aufgaben. Darüber hinaus ist der Personal Assistant mit der Organisation der Reisen seines Chefs betraut. Die Koordination, Vorbereitung und Dokumentation von Besprechungen macht ebenfalls einen großen Teil seiner Arbeitszeit aus. Zudem zeichnet er für die Vorbereitung von Verträgen, für die Aufbereitung und Analyse von Statistiken sowie für die Kontaktpflege zu Kunden und Geschäftspartnern verantwortlich. Ein weiterer wichtiger Punkt in der tagtäglichen Arbeit des Personal Assistant ist die Priorisierung der Anliegen seines Chefs. Zudem ist es in einer solchen Position erforderlich, auch sehr kurzfristige Arbeitsaufträge seines Vorgesetzten zu übernehmen wie beispielsweise das Recherchieren von Daten und Fakten. Nach der eigenständigen Recherche zu verschiedensten Anfragen ist der Personal Assistant zudem in der Lage, Schlussfolgerungen zu ziehen und Empfehlungen auszusprechen. Ferner übernimmt der Personal Assistant auch eigene kleinere Projekte wie das Ausrichten von Events, die Ausarbeitung von Marketingmaßnahmen oder die Entwicklung neuer Ideen und Konzepte beispielsweise für Websitemeldungen. Darüber hinaus unterstützt er seinen Vorgesetzten in der Budgetverwaltung. Im Rahmen größerer Projekte zeichnet er zudem für die Übernahme der anfallenden Projektdokumentation verantwortlich.

Um seinen Vorgesetzen im Tagesgeschäft entscheidend zu entlasten, ist der Personal Assistant unabkömmlich. Aus diesem Grund werden Unternehmen auch in der Zukunft bei Vakanzen Stellenangebote für Jobs als Personal Assistant ausschreiben, um ihrem Management den Rücken zu stärken.

Häufig gestellte Fragen

Wie hoch ist das Durchschnittseinkommen für Personal Assistant?

Abhängig von Branche, Unternehmensgröße und Standort variiert das Einkommen für diese Tätigkeit erheblich, mit Gehaltsspannen von 2.359,- € bis 2.915,- €. Für Personal Assistant beträgt das mittlere Einkommen 2.622,- €.

Wie viele Stellen sind für Personal Assistant derzeit ausgeschrieben?

Aktuell erfassen wir im deutschsprachigen Internet 217 offene Stellen für Personal Assistant verteilt über verschiedene Branchen.

Gibt es die Möglichkeit, im Beruf Personal Assistant in Teilzeit zu arbeiten?

Derzeit suchen Unternehmen nach 33 Teilzeitkräften für Personal Assistant.

Wieviele Vollzeitjobs gibt es für Personal Assistant?

Tagesaktuell werden 174 Vollzeitstellen für Personal Assistant angeboten.

Wie sieht das Angebot für Personal Assistant in den größten Städten aus?

In den größten deutschen Städten suchen Unternehmen nach 116 Mitarbeitern für Personal Assistant.