Jobs für den Personal Assistant sind vor allem in der Leitungsebene größerer Unternehmen angesiedelt
Die Hauptaufgabe für einen Personal Assistant liegt darin, der ihm vorgesetzten Führungskraft den Rücken im Tagesgeschäft freizuhalten. Dabei fungiert der Personal Assistant als rechte Hand und Assistenz der Führungskraft. Da diese Position in der Regel in der oberen Leitungsebene eines Unternehmens angesiedelt ist, ist sie vor allem bei Hochschulabsolventen außerordentlich beliebt. Doch auch die Unternehmen legen großen Wert darauf, dass ihr Führungspersonal der bestmögliche Personal Assistant zur Seite gestellt wird, der seinem Vorgesetzten im Tagesgeschäft den Rücken stärkt. Aus diesem Grund werden Unternehmen quer durch alle Branchen bei Bedarf auf dem Stellenmarkt tätig, um auf den geläufigen Jobbörsen im Internet Stellenangebote für Jobs als Personal Assistant zu schalten. Dabei wird in der Regel in Stellenanzeigen für Jobs als Personal Assistant ein erfolgreich abgeschlossenes Studium beziehungsweise eine gleichwertige Ausbildung sowie ausreichend Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion vorausgesetzt. Es liegt auf der Hand, dass sich der Personal Assistant bestens mit der Branche auskennen muss, in der sein Unternehmen tätig ist. Zudem muss er sich im Rahmen seiner Tätigkeit mit den neuesten Trends und Entwicklungen der Branche sowie dem aktuellen Marktgeschehen beschäftigen.
Darüber hinaus besticht ein Personal Assistant mit einem hohen Maß an Eigeninitiative sowie einer selbstständigen und ergebnisorientierten Arbeitsweise. Organisationstalent sowie die Gabe, sehr gut in mehreren Sprachen kommunizieren zu können, runden sein Profil ab. Schließlich repräsentiert er das Unternehmen und die ihm vorgesetzte Leitungskraft auch nach außen.
Damit der Personal Assistant und die ihm zugeteilte Führungskraft jeden Tag aufs Neue eng und vor allem vertrauensvoll zusammenarbeiten können, muss die Chemie zwischen ihnen stimmen. Ohne Verantwortungsbewusstsein und bedingungslose Loyalität zu seinem Vorgesetzten ist die Position als Personal Assistant nicht zu bekleiden. Die Aufgabenpalette des Personal Assistant ist überaus breit gefächert. Zum einen fällt das Führen und das Verwalten des Terminkalenders seines Vorgesetzten zu seinen täglichen Aufgaben. Darüber hinaus ist der Personal Assistant mit der Organisation der Reisen seines Chefs betraut. Die Koordination, Vorbereitung und Dokumentation von Besprechungen macht ebenfalls einen großen Teil seiner Arbeitszeit aus. Zudem zeichnet er für die Vorbereitung von Verträgen, für die Aufbereitung und Analyse von Statistiken sowie für die Kontaktpflege zu Kunden und Geschäftspartnern verantwortlich. Ein weiterer wichtiger Punkt in der tagtäglichen Arbeit des Personal Assistant ist die Priorisierung der Anliegen seines Chefs. Zudem ist es in einer solchen Position erforderlich, auch sehr kurzfristige Arbeitsaufträge seines Vorgesetzten zu übernehmen wie beispielsweise das Recherchieren von Daten und Fakten. Nach der eigenständigen Recherche zu verschiedensten Anfragen ist der Personal Assistant zudem in der Lage, Schlussfolgerungen zu ziehen und Empfehlungen auszusprechen. Ferner übernimmt der Personal Assistant auch eigene kleinere Projekte wie das Ausrichten von Events, die Ausarbeitung von Marketingmaßnahmen oder die Entwicklung neuer Ideen und Konzepte beispielsweise für Websitemeldungen. Darüber hinaus unterstützt er seinen Vorgesetzten in der Budgetverwaltung. Im Rahmen größerer Projekte zeichnet er zudem für die Übernahme der anfallenden Projektdokumentation verantwortlich.
Um seinen Vorgesetzen im Tagesgeschäft entscheidend zu entlasten, ist der Personal Assistant unabkömmlich. Aus diesem Grund werden Unternehmen auch in der Zukunft bei Vakanzen Stellenangebote für Jobs als Personal Assistant ausschreiben, um ihrem Management den Rücken zu stärken.
