Bereitet allen Kunden und Besuchern einen herzlichen Empfang

Beinahe alle Firmen sorgen dafür, dass ihr Empfang permanent und kompetent besetzt ist. Schließlich vermittelt der Empfangsmitarbeiter den Kunden, Besuchern, Lieferanten oder möglichen neuen Mitarbeitern des Unternehmens, die zum Vorstellungsgespräch kommen, den so wichtigen ersten Eindruck des Hauses. Er ist sozusagen die Visitenkarte der Firma. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist die solide Basis für diese Position. Die Fähigkeit mit anderen Menschen sicher und verständlich zu kommunizieren, ist für diese Stelle aber mindestens genauso wichtig.
Eines der wichtigsten Kriterien ist eine angenehme und deutliche Telefonstimme. Schließlich gehen am Empfang jeden Tag diverse Anrufe ein, die es zu filtern und weiterzustellen gilt. Jeder Anruf wird dabei mit der nötigen Sorgfalt und Verbindlichkeit beantwortet - auch wenn der Anruf in der englischen Sprachen erfolgen sollte.

Mit einem Lächeln auf den Lippen werden zudem die ankommenden Gäste des Hauses, also Kunden, Lieferanten und Besucher begrüßt und sich ihrer Anliegen angenommen. Auf alle möglichen Fragen weiß er stets die richtige Auskunft zu geben. Auch wenn es gerade hektisch am Empfang zugeht, ist Freundlichkeit immer das oberste Gebot. So wird allen Kunden und Besuchern der Eindruck vermittelt, willkommen zu sein.
 

Auch die anfallende Korrespondenz übernimmt er

Kommuniziert wird zudem auch in Schriftform. Daher ist das solide Beherrschen aller gängigen MS-Office-Programme unerlässlich. Nur so lässt sich jeden Tag die Korrespondenz mit Kunden und externen Dienstleistern meistern. Nebenbei wird noch die ein- und ausgehende Post bearbeitet - eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Den Abschluss bilden noch diverse weitere Verwaltungsarbeiten wie Aktenpflege und Ablage. Stressresistenz, die Fähigkeit selbstständig zu arbeiten und ausgezeichnete Ausdrucksformen sind die Grundlage für diese Tätigkeit. Besonders engagierte Mitarbeiter schaffen es bis zur Leitung des Empfangs.