6 Stellenangebote und Jobs Privatsekretär

Marktüberblick: Stellenangebote für Personal Assistant/Privatsekretär (m/w/d)

Die Stellenanzeigen zeigen ein breites Spektrum möglicher Aufgaben und Anforderungen für die Position des Personal Assistant/Privatsekretär (m/w/d) auf. Es handelt sich um herausfordernde Tätigkeiten in dynamischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Von organisatorischen Kompetenzen bis hin zu Vertrauenswürdigkeit und Diskretion – die Anforderungen an einen Personal Assistant/Privatsekretärin sind vielfältig. Arbeitgeber locken dabei mit interessanten Benefits und Entwicklungsmöglichkeiten, beispielsweise in attraktiven Regionen wie Mainz oder München.

Typische Anforderungen

Die Bewerberinnen und Bewerber für die Position des Personal Assistant/Privatsekretär (m/w/d) sollten eine Vielzahl von Qualifikationen und Fähigkeiten mitbringen, die den Anforderungen der Arbeitgeber entsprechen:

• Abgeschlossene Ausbildung: Kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch Qualifikationen wie Bilanzbuchhalter:in oder ein Studium im Bereich Finanzen/Rechnungswesen.
• Berufserfahrung: Erfahrung in der Bilanzbuchhaltung, im Controlling oder als Privatsekretär in einer vergleichbaren Funktion.
• Technische Kompetenzen:
  • Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und MS Teams.
  • Kenntnisse in Buchungsportalen (DB, Lufthansa) und DATEV von Vorteil.
• Sprachkenntnisse: Fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Soft Skills:
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, Empathie und Networking-Fähigkeit.
  • Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit.
  • Kommunikationsstärke und Argumentationsvermögen.
• Flexibilität und Reisebereitschaft: Bereitschaft, spontan auf unvorhersehbare Situationen zu reagieren.
• Persönlichkeit: Sicheres und freundliches Auftreten, vernetztes Denken.

Bandbreite der Aufgabenbereiche

Die Aufgaben einer*m Personal Assistant/Privatsekretär (m/w/d) variieren stark und umfassen zahlreiche Tätigkeitsfelder:

• Administrative Unterstützung:
  • Planung und Koordination von Terminen und Reisen.
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Bereitstellung von Dokumenten.
  • Telefondienst und E-Mail-Management.
• Privat- und geschäftliche Tätigkeiten:
  • Organisation von Veranstaltungen, Einladungsmanagement.
  • Abwicklung von privaten Angelegenheiten (z.B. Kommunikation mit Banken, Versicherungen).
• Buchhaltung und Finanzen:
  • Vorbereitende Buchhaltung in Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen.
  • Verwaltung von Zahlungsverkehr und Onlinebanking.
• Immobilienmanagement:
  • Überwachung von Liegenschaften und Koordination von Reparaturen.
• Management von Personalangelegenheiten:
  • Unterstützung bei HR-Verwaltung und Personalplanung.

Von Arbeitgebern gewährte Benefits

Personal Assistants/Privatsekretär:innen profitieren von umfassenden Vorteilen, wie aus den Stellenanzeigen ersichtlich ist:

• Finanzielle Vorteile:
  • Tariforientierte Vergütung inkl. Urlaubsgeld.
  • Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge (bAV).
  • Mitarbeiterangebote über Corporate Benefits.
• Work-Life-Balance:
  • 30 Tage Urlaub plus Sonderurlaubstage.
  • Unterstützung bei Ehrenamts-Aktivitäten.
  • Ausgleichende Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen.
• Sonstige Vorteile:
  • JobRad, Fitnessstudio-Zuschüsse über „E-Gym Wellpass“.
  • Kostenfreie Getränke, Obst und Joghurt im Büro.
  • Regelmäßige Firmen-Events und persönlichkeitsfördernde Weiterbildungen.
  • Unterstützung für Eltern in Ferienzeiten.

Arbeitsorte

Unternehmen suchen Personal Assistants/Privatsekretäre (m/w/d) in verschiedenen Regionen. Beispiele aus den Anzeigen:

• Mainz (familiengeführte Bauunternehmung).
• München-Bogenhausen (Vermögensverwaltung).

Gehaltsinformationen

Explizite Gehaltsangaben sind aus den Anzeigen nicht direkt ersichtlich. Es wird jedoch erwähnt, dass Gehälter tariforientiert sind und durch zusätzliche Leistungen wie Urlaubsgeld und vermögenswirksame Leistungen ergänzt werden.

Bewerbungstipps

Individuelles Anschreiben

• Betonen Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten: „Als erfahrene*r Personal Assistant/Privatsekretär konnte ich umfangreiche Erfahrung in der Terminplanung und Reiseorganisation sammeln.“
• Verweisen Sie auf Ihre Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: „Ich lege stets großen Wert auf eine diskrete und zielorientierte Arbeitsweise.“

Lebenslauf optimieren

• Heben Sie Ihre Kompetenzen mit Beispielen hervor:
  • „Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Geschäftsmeetings und privaten Terminen.“
  • „Etablierung von effizienten Prozessen in der Reiseverwaltung und Liegenschaftsbetreuung.“

Hervorhebung von Soft Skills

• Verzichten Sie nicht auf die Darstellung Ihrer Empathie und Kommunikationsfähigkeiten, beispielsweise: „In meiner Rolle als Personal Assistant/Privatsekretär habe ich erfolgreich Netzwerke aufgebaut und gepflegt.“

Gehaltsverhandlungsstrategien

Marktrecherche

• Recherchieren Sie Gehaltsstandards auf Portalen wie lohnspiegel.de oder kununu, speziell für Personal Assistants/Privatsekretäre.

Klare Argumente

• Überzeugen Sie Arbeitgeber von Ihrer Qualifikation: Nennen Sie Anforderungen wie „fließendes Englisch“ und „Vorkenntnisse in Buchhaltung“.

Zusatzleistungen berücksichtigen

• Verhandeln Sie Benefits wie vermögenswirksame Leistungen, JobRad oder Fitnessstudio-Zuschüsse.

Regionale Unterschiede und Flexibilität

• Nutzen Sie regionale Statistiken aus dem Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit, um Ihre Gehaltsvorstellungen besser einzuschätzen.
• Seien Sie flexibel in Gehaltsbestandteilen und zielen auf ein attraktives Gesamtpaket ab.

Diese strukturierte Übersicht gibt Ihnen einen unverzichtbaren Leitfaden bei Ihrer Bewerbung als Personal Assistant/Privatsekretär (m/w/d) und hilft Ihnen, Ihre Chancen am Arbeitsmarkt zu maximieren.