Die Analyse bietet einen umfassenden Marktüberblick aktueller Stellenangebote für die Position des Office Managers (m/w/d). Diese Jobbeschreibung umfasst ein breites Aufgabenfeld, das von Organisation und Verwaltung bis hin zur Unterstützung der Geschäftsführung reicht. Vielfältige Vorteile und attraktive Arbeitsbedingungen prägen die ausgeschriebenen Positionen. Unternehmen suchen engagierte Office Manager (m/w/d), die mit Kommunikationsstärke, Organisationstalent und technischer Affinität die Unternehmensstruktur wirkungsvoll unterstützen können.

Typische Anforderungen

Um erfolgreich als Office Manager (m/w/d) tätig zu werden, sollten Kandidaten bestimmte Kompetenzen und Qualifikationen mitbringen:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
Idealerweise Erfahrung in Office Management, Verwaltung oder einer ähnlichen Position.
Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie weiteren digitalen Tools (z.B. Teams).
Organisatorisches Geschick und eine strukturierte Arbeitsweise.
Kommunikationsgeschick, Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
Sehr gute Deutsch- und grundlegende Englischkenntnisse.
Belastbarkeit, Flexibilität und Eigenverantwortung.

Bandbreite der Aufgabenbereiche

Die Tätigkeitsvielfalt einer Office Managerin bzw. eines Office Managers umfasst folgende Aufgaben:

Leitung und Organisation des Empfangs sowie Begrüßung von Gästen.
Verwaltung der Büroausstattung, Postbearbeitung und Bestellung von Materialien.
Unterstützung der Geschäftsführung z.B. durch Kalenderverwaltung und Reiseplanung.
Bearbeitung von Rechnungen und Unterstützung der Buchhaltung.
Eventorganisation, z.B. Team- und Kundenveranstaltungen.
Datenpflege, Archivierungsaufgaben und Korrespondenz.
Betreuung von Mitarbeitern, inklusive Onboarding und Personalverwaltung.
Koordination von externen Dienstleistern und hausinternen Services.

Von Arbeitgebern gewährte Benefits

Office Manager (m/w/d) profitieren von einer Vielzahl von Zusatzleistungen. Dazu gehören unter anderem:

Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten.
Übertarifliche Vergütungen und Gehaltssteigerungen basierend auf Leistungen.
Betriebliche Altersvorsorge und Unterstützung bei Kinderbetreuungskosten.
Weiterbildungsmöglichkeiten, interne Schulungen und Karrierechancen.
Zuschüsse, wie Deutschlandtickets oder Bahncard-Förderungen.
Erfrischendes Arbeitsklima mit Events, kostenfreien Getränken und Gesundheitsprogrammen.
Dienstwagenregelung, JobRad-Leasing und Zusatzversicherungen.

Arbeitsorte

Office Manager (m/w/d) werden in einer Vielzahl von Städten und Regionen gesucht, darunter:

Berlin, Bonn, Frankfurt am Main, Stuttgart, Esslingen, Lübeck und Leinfelden-Echterdingen.
Zusätzlich sind weitere Standorte in Österreich und international vertreten.

Gehaltsinformationen

Viele Anzeigen geben attraktive Gehaltsmöglichkeiten an. In speziellen Fällen wurden konkrete Beträge, wie ein Bruttomonatsgehalt ab 2.200 Euro, benannt. Zusätzlich sind Überzahlungen, abhängig von Qualifikation, gängig, sowie Boni und Überstundenvergütungen.

Bewerbungstipps

Individuelles Anschreiben

Formulieren Sie, wie Ihre Erfahrungen und Stärken als Office Manager (m/w/d) auf die in der Anzeige geforderten Aufgaben abgestimmt sind.
Beispiel: „Als erfahrene Office Managerin habe ich umfangreiche Erfahrung in der Organisation von Verwaltungsprozessen und unterstütze Teams effizient bei der Umsetzung ihrer Ziele.“

Lebenslauf optimieren

Listen Sie relevante Tätigkeiten wie Empfangsorganisation, Eventmanagement oder Verwaltung detailliert auf.
Geben Sie konkrete Beispiele für übernommene Projekte und erzielte Erfolge an.

Hervorhebung von Soft Skills

Zeigen Sie, wie Sie unter Stress klar kommunizieren und dabei das Teamgefühl fördern.
Beispiel: „Mit Empathie und Kommunikationsgeschick unterstützte ich mein Team, die Kundenzufriedenheit signifikant zu steigern.“

Gehaltsverhandlungsstrategien

Marktrecherche

Nutzen Sie Portale wie lohnspiegel.de, gehalt.de oder den Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit.
Recherchen zeigen, dass die Gehälter je nach Region und Branchenfokus stark variieren.

Klare Argumente

Heben Sie Ihre Berufserfahrung als Office Manager hervor und beziehen Sie sich auf geforderte Qualifikationen wie Organisationstalent und MS Office-Kompetenz.

Zusatzleistungen berücksichtigen

Verhandeln Sie über Benefits wie flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Anteile oder Weiterbildungsbudgets.
Denken Sie an Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Boni.

Regionale Unterschiede, Pay-Gaps

Studieren Sie Gehaltsschwankungen in Groß- und Kleinstädten sowie unterschiedliche Branchenbedarfe.

Flexibilität

Überlegen Sie vorab, welche Bestandteile eines Arbeitsvertrages für Sie verhandelbar sind.

Mit diesen umfassenden Informationen können Bewerberinnen und Bewerber die optimalen Schritte zur Bewerbung als Office Manager (m/w/d) vorbereiten und erfolgreich durchstarten.

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Sorgt für reibungslose Abläufe im Office

Ohne modernes Office Management würde wohl jedes Büro im Chaos versinken. Schließlich ist die Menge an zu bewältigenden Arbeiten einfach zu groß in heutigen Büros und Sekretariaten. Als Office Manager sorgt man dafür, dass alle anfallenden Arbeiten auch wirklich abgearbeitet werden - je nach Priorität, natürlich. Eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich ist die ideale Voraussetzung für diese Position. Da aber auch immer mehr die Bearbeitung fremdsprachlicher Korrespondenz in Form von Briefen und E-Mails in den Vordergrund rückt, ist auch eine Ausbildung zum Fremdsprachenkorrespondenten denkbar. Dank fundierter MS-Office-Kenntnisse und ausgezeichneter Rechtschreibung werden Anfragen, Angebote, Bestellungen sowie Einladungen und Informationsschreiben auf Deutsch sowie auf Englisch treffend formuliert. Auch wenn das Telefon an manchen Tagen gar nicht mehr still zu stehen scheint, will der freundliche, verbindliche Ton immer getroffen werden. Tabellen und Statistiken legt er ebenso mit schlafwandlerischer Sicherheit an. Da der Kunde König ist, legt er Wert auf erstklassigen Service.

Hält der Geschäftsführung zudem den Rücken im Tagesgeschäft frei

Erste Erfahrungen im Assistenzbereich sind zudem wünschenswert für diese Position. Schließlich soll dem Vorgesetzten im Tagesgeschäft der Rücken frei gehalten werden. Dazu zählt die Koordination und Führen der Termine der Geschäftsführung sowie das Organisieren von Geschäftsreisen. Treffen der Geschäftsleitung bereitet er zudem vor - zum Beispiel durch das Erstellen von Präsentationen - sodass alles wie am Schnürchen klappt. Ein Gespür für Zahlen sollte ebenfalls vorhanden sein, um eingehende Rechnungen, Spesenabrechnungen und Reisebuchungen zu kontrollieren. Für die antreffenden Gäste und Besucher hat er zudem stets ein offenes Ohr und eine Tasse Kaffee bereit. Schließlich sollen sich alle wohl fühlen. Damit das Druckerpapier oder die Aktenordner niemals ausgehen, sorgt er in weiser Vorausschau für den Einkauf und die Verwaltung der Büromaterialien.
Da kein Tag im Büro einem anderen gleicht, sind jeden Tag neue Herausforderungen zu bewältigen. Neben Routine sind Belastbarkeit in Form von guten Nerven, Organisationsgeschick sowie Motivation die Schlüssel zum täglichen Erfolg.

Häufig gestellte Fragen

Wie hoch ist das Durchschnittseinkommen für Office Manager?

Abhängig von Branche, Unternehmensgröße und Standort variiert das Einkommen für diese Tätigkeit erheblich, mit Gehaltsspannen von 3.594,- € bis 4.717,- €. Für Office Manager beträgt das mittlere Einkommen 4.117,- €.

Wie viele Stellen sind für Office Manager derzeit ausgeschrieben?

Aktuell erfassen wir im deutschsprachigen Internet 2.755 offene Stellen für Office Manager verteilt über verschiedene Branchen.

Gibt es die Möglichkeit, im Beruf Office Manager in Teilzeit zu arbeiten?

Derzeit suchen Unternehmen nach 458 Teilzeitkräften für Office Manager.

Wieviele Vollzeitjobs gibt es für Office Manager?

Tagesaktuell werden 1.952 Vollzeitstellen für Office Manager angeboten.

Wie sieht das Angebot für Office Manager in den größten Städten aus?

In den größten deutschen Städten suchen Unternehmen nach 1.409 Mitarbeitern für Office Manager.