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Die Fremdsprachensekretärin findet immer den richtigen Ausdruck

Eine Fremdsprachensekretärin erledigt alle anfallenden Korrespondenzen einer international ausgerichteten Abteilung in bis zu drei Fremdsprachen - egal ob Anfrage, Angebot oder Bestellung. Bevor sie in der Export- oder Vertriebsabteilung oder im Fremdsprachensekretariat eines internationalen Konzerns eine Anstellung findet, steht eine zweijährige Ausbildung auf dem Programm. Zudem besteht die Möglichkeit, im Anschluss an eine Weiterbildung vor der IHK die entsprechende Prüfung abzulegen.
Das Beherrschen mindestens einer Handelsfremdsprache in Wort und Schrift ist Grundvoraussetzung für diese Tätigkeit. In der Regal erstrecken sich die Fremdsprachenkenntnisse aber meistens auf die Sprachkombination Englisch und Französisch bzw. Englisch und Spanisch. Vor allem das Übersetzen von Geschäftsbriefen ihrer Vorgesetzen steht auf dem Programm. Zudem gilt es neben dem Schriftverkehr in Form von Briefen und E-Mails auch Telefonate mit internationalen Kunden zu führen. Dabei gilt es vor allem, Informationen über das eigene Unternehmen zu geben. Kundenkontakt steht im Mittelpunkt der Tätigkeit. Deshalb ist Kommunikationsstärke gefragt, was das spontane Umschalten von einer Sprache in die andere verlangt.

Die Fremdsprachenexpertin übernimmt neben der Korrespondenz auch leichte Dolmetscheraufgaben

Zudem bucht sie bei bevorstehenden Geschäftsreisen für ihre Vorgesetzen Flüge, Hotelunterkünfte und mitunter Mietwagen. Beim Empfang internationaler Kunden assistiert sie und übernimmt leichte Dolmetschertätigkeiten. In international ausgerichteten Unternehmen mit Mitarbeitern aus verschiedenen Ländern fertigt sie zudem interne Berichte, Mitteilungen und Protokolle in Englisch an.
Zudem fallen die üblichen Sekretariatstätigkeiten wie Büroorganisation und Büroverwaltung in ihren Aufgabenbereich. Termine müssen koordiniert werden, Besprechungen und Konferenzen vorbereitet werden die Ablage muss verwaltet werden.
Da ein modernes Sekretariat die Schaltzentrale eines jeden Unternehmens ist, handelt es sich zudem um die Visitenkarte der Firma. Durch ihre Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Eigeninitiative stellt sie jeden Tag ihr Können aufs Neue unter Beweis und sorgt dafür, dass ihre Abteilung täglich einen sehr guten Eindruck bei Kunden, Gästen und Besuchern hinterlässt.